摘要：

　　檔案管理信息化是推進檔案管理科學發展的有效途徑，通過將現代化信息技術引入到檔案管理工作中，不但可以提供檔案管理工作效率，還可以為檔案信息需求者提供更為便捷、全面的服務。本文通過對檔案管理信息化進行簡要介紹，并分析了檔案管理中信息化建設的重要性，進而提出加強檔案管理中信息化建設的策略。

　　關鍵詞：檔案管理;信息化;重要性;信息化建設

　　檔案是被保存備查的圖像、文字、聲音以及以其他形式存在的原始記錄，它是國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的，是歷史的真實記載。檔案管理是運用科學、合理的管理方式方法，為社會的經濟、政治、科技、文化等活動提供服務。隨著科學技術的高速發展，國家機關、企事業單位進入了辦公自動化管理階段，這也促使檔案管理工作步入了信息化時代，逐步實現將紙質文件或聲響文件等傳統文件、已保存的電子文檔整合成系統、有序的檔案信息庫，實現檔案管理中的信息化。因此，本文對檔案管理信息化的相關問題進行探討對提高檔案管理水平具有重要意義。

　　一、檔案管理信息化概述

　　(一)檔案管理信息化的概念

　　檔案管理信息化是檔案管理事業發展的需要，也是必然選擇。其基本含義包括以下三個方面內容：首先，檔案信息化建設是一項服務性事業建設過程，也是一項智力型系統建設工程;其次，檔案信息化通過運用大量先進的科學技術，極大地提升了管理效率，實現了效益最大化;再次，處于現代信息技術工作環境中的檔案信息化，重新定位了檔案管理的新原則、新理論、新情況，并確立了檔案管理與服務的基本方法與模式，使檔案管理工作步入現代化管理。

　　(二)檔案管理信息化的特征

　　檔案管理信息化具備以下三個方面的特征：其一，檔案信息存取自動化。由于在檔案管理中運用了大量現代信息技術，從而促進了電子檔案管理實現存取的自動化;其二，檔案信息資源開發智能化。由于檔案管理信息化取代了傳統檔案管理重復性的腦力勞動，所以有更多的時間和精力置身于檔案信息資源的深層次開發中，即信息資源的智能型開發，以滿足不同層次需求者的利用需要;其三，檔案信息利用網絡化。因特網為檔案信息網絡化提供了最佳載體，實現了跨越空間的障礙傳遞檔案信息，快捷地滿足信息需求，實現檔案信息資源的高度共享。

　　二、檔案管理中信息化建設的重要性

　　(一)改進傳統檔案管理中的不足

　　在傳統檔案管理中，由于檔案資料的數量較大、調閱不方便，加之檔案管理人員崗位調動會造成不必要的重復性工作或工作失誤，所以致使檔案管理工作效率低下。同時，傳統檔案的數量會不斷增多，所占用的實地空間也會不斷擴大，使得管理工作量只增不減，會存在檔案資料流失的風險。對檔案管理進行信息化建設可以有效地改進傳統檔案管理存在的這些不足之處，更好地為信息時代下各企事業單位發展服務。

　　(二)有利于檔案資料保存完整

　　檔案管理信息化的優勢是具備綜合性，可以對有價值的所有電子文件進行歸檔、監控、管理，并且根據資料的特性不同進行存儲，確保資料保存的完整性。此外，檔案管理部門可以對檔案數據庫實施分層管理，讓同一單位不同部門自行管理檔案信息，進一步提高了檔案資料的完整性。

　　(三)有利于提高檔案管理工作效率，降低管理成本

　　檔案管理信息化建設可以實現資料信息的網絡共享，通過建立授權查閱機制和文檔一體化管理系統，極大地簡化工作流程和工作量，從而達到節約物力、人力、財力資源的目的，降低檔案管理成本，提高檔案管理工作效率。

　　三、加強檔案管理中信息化建設的策略

　　檔案管理信息化可以實現檔案信息網絡化和數字化，檔案信息接收、存儲、傳遞以及提供服務的一體化，檔案信息的高度共享以及引發檔案管理模式的變革。所以，加強檔案管理信息化建設應從以下三個方面著手：

　　(一)構建檔案信息管理標準化

　　檔案信息管理標準化是指在檔案管理信息化建設中應遵循的行業技術標準、業務規范。我國檔案管理雖然存在很多標準與規范，但是卻呈現出多頭管理、分散管理、各自為政的局面，加之信息化建設的深度和進程參差不齊，所以構建和實施檔案信息管理標準化已經勢在必行。這就要求信息化建設的標準和規范不僅要在管理技術上體現權威性，更要在信息化建設和使用中具備強制性和指導性，使技術、制度、法律在標準化構建中得到全面涉及。筆者認為檔案信息管理標準化應包括以下四個方面：其一，檔案信息采集標準化。這是信息化建設的前提條件，應制定全國統一的采集標準，就采集方式、采集質量、采集方式等方面制定制度標準;其二，檔案信息存儲標準化。在將實體檔案轉化成數字檔案的過程中，應制定全新的標準符合信息化建設與管理的需要，如文字、圖像、音頻、圖形、視頻等不同檔案源的存儲格式標準，獨立文件、數據庫存儲等模式標準;其三，檔案信息開發與應用標準化。檔案信息開發平臺標準化包括運行于多系統如Linux、Windows、Unix等軟件的新標準以及Internet網絡平臺標準化，而應用標準化應由檔案管理部門進行統一部署和規劃;其四，檔案信息管理標準化。應從信息系統的設計、規劃，以及檔案信息的收集、加工、使用、保存全過程進行制度化、規范化、標準化建設。筆者建議國家檔案管理行政部門應制定和下達信息管理綱領性文件，以此為標準再由各使用單位根據自身實際情況制定管理制度。

　　(二)檔案管理信息化制度建設

　　完善的檔案管理制度是檔案管理信息化建設的重要保障，各單位應根據自身工作的實際需要，建立健全各項制度：其一，制定信息網絡定期檢查維護制度。為了進一步確保檔案信息網絡的安全運行，必須對信息網絡運行的程序、內容等事項進行檢查，及時地對信息數據庫進行維護與更新，以確保檔案管理的可靠、有效;其二，制定信息網絡管理制度。由于檔案網絡管理是一項系統性工程，所以需要各部門相互協調工作，重點做好網絡運行、使用、監督、檢查等保障性工作;其三，制定網絡安全防護制度。檔案管理信息化建設的安全性是當前應重視的關鍵性問題。檔案管理部門應充分利用可靠的安全技術，對信息網絡實施全方位防護，如防火墻、病毒防治技術、數據庫加密技術、訪問控制技術等，從而消除網絡安全隱患，為檔案信息工作營造良好的網絡環境。

　　(三)提高檔案管理人員的綜合素質

　　以人為本，提高檔案管理人員的綜合素質是檔案管理信息化建設的關鍵所在。一名合格的檔案管理人員不僅應擁有檔案學基礎理論知識與相關專業知識，還應掌握現代信息技術，具備能夠熟練運用信息技術管理檔案信息系統的能力，不斷完善自身知識結構體系，培養職業道德素質，提升服務意識。所以，在檔案管理信息化建設中，應制定和實施有效措施，加強對檔案管理人員的培養，使其掌握新知識、新技能、新技術，具有廣闊的知識背景和現代信息素質，從而更好地做好檔案工作，推動檔案管理信息化建設進程。

　　結論：

　　總而言之，信息時代的到來，帶動了檔案管理的變革，檔案信息化成為了檔案管理發展的必然趨勢。檔案部門應抓住這一機遇，積極做好檔案管理工作，從而實現最大化地利用檔案信息資源，滿足社會公眾的要求，為社會公眾提供更優質的服務。

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