摘 要：通過各種信息技術使工程項目檔案數字化得以實現，使文檔管理能實現網絡一體化。在網絡的協(xié)助下，使工程項目檔案資源數字化得以完成，作為工程項目檔案的管理人員需對文件的歸檔和鑒定予以監(jiān)督，避免出現歸檔不及時、不規(guī)范和不完善的情況。
關鍵詞：加強工程項目檔案;信息化管理;對策
中圖分類號：G271 文獻標志碼：A 文章編號：1000-8772(2013)29-0000-02
一、工程項目檔案信息化管理必要性
1.使工作效率得到提升
信息化的工程項目檔案向建立工程項目檔案和查閱工程項目檔案的人都提供了方便，在面對眾多紙質工程項目檔案時，由于管理工程項目檔案的人員任務非常繁重，致使他們在工作中容易出現差錯，但運用計算機掃描便能快速使工程項目檔案實現信息化，同時還能輕松處理完工程項目檔案資料，如此一來，不僅使工作效率得到了提升，同時也使存儲空間得到了節(jié)省。
2.使工程項目檔案管理工作得到改善
實現信息化的工程項目檔案管理，能讓工程項目檔案管理部門由封閉性管理轉為開放性管理，讓工程項目檔案管理方式可以從工程項目檔案的保管和利用轉變成工程項目檔案的信息化服務、管理和采集，進而使工程項目檔案資源能實現科學配置，從而為經濟的發(fā)展提供更高效的服務。
3.方便檢查查詢
對傳統(tǒng)檢索方式加以利用，工程項目檔案管理者可從目錄中找出工程項目檔案，并按照記錄到庫房里進行查找，但這樣做非常浪費人力。在實現工程項目檔案的信息化管理之后，能使即時查詢得以實現，管理者可選擇最佳的查詢方式，將所需工程項目檔案從工程項目檔案庫里面檢索出來。
4.支撐科研活動
在對新項目和新技術進行開發(fā)時，需要以科技工程項目檔案作為參考依據?？萍脊こ添椖繖n案作為工程項目檔案重要構成成分，它的利用效率將會對科研活動產生至關重要的影響，只有對其予以充分利用，才能確?？蒲泄ぷ鞲咝瓿伞?/p>
支持管理和決策。信息化的工程項目檔案管理能確保工程項目檔案信息的可靠性和完整性，不僅能讓員工通過計算機查閱相關工程項目檔案資料，進而使他們的工作效率得到提升，同時還能綜合分析工程項目檔案信息，從而為領導決策提供文獻支撐。
二、工程項目檔案信息化管理現存問題
1.欠缺信息化的工程項目檔案管理意識
信息化的工程項目檔案管理指的是通過數字形式來處理工程項目檔案信息，同時在網絡協(xié)助下對其進行集中化管理?，F如今，網絡技術和多媒體技術已經被廣泛的應用在工程項目檔案管理中，并朝著數字化的方向發(fā)展，但由于管理人員素質低下、工程項目檔案管理標準不統(tǒng)一、管理觀念落后等問題導致工程項目檔案的信息化管理在發(fā)展過程中屢屢受挫。
2.表層化的開發(fā)信息資源
在對工程項目檔案信息資源予以開發(fā)時，仍舊將目光停留在數字化掃描和目錄錄入方面。假如信息化工程項目檔案建設的目的只在于將傳統(tǒng)保管形式轉變?yōu)閿底只９苄问?，?不改變信息利用方式，那么信息化的工程項目檔案建設也就沒有什么實質性的意義了。
3.開發(fā)標準不統(tǒng)一
要想使信息化的工程項目檔案建設得到推廣就必須對開發(fā)標準進行統(tǒng)一，如若開發(fā)標準不統(tǒng)一，那么數據間的互通和共享也就無法實現了?，F如今，在開發(fā)信息資源時，由于缺乏統(tǒng)一標準使得系統(tǒng)不能連通。當然，此種現象的產生還與工程項目檔案信息秘密性有關。
4.安全保密意識弱
通過網絡終端設備便能將存放在網絡設備中的電子工程項目檔案索取出來。一個終端上面的電子工程項目檔案可以同時發(fā)給不同的網絡終端，這便對一定時間段內需要限制使用或保密的安全問題造成了一定威脅。因而對其采取一定的保密舉措也就顯得意義重大了。但有的工程項目檔案管理部門的安全管理制度不夠完善，并且對工程項目檔案秘密性欠缺認定范圍。所以，在對工程項目檔案進行信息資源開發(fā)時，工程項目檔案管理部門欠缺安全保密的意識。
三、工程項目檔案信息化管理的方案
1.信息化管理意識的提升
由于工程項目檔案管理的信息化意識薄弱，因而要通過各種形式，讓組織管理人員對工程項目檔案的信息化管理予以重視，使他們能加大對法規(guī)和法律的宣傳力度，使他們能增強對工程項目檔案的管理意識，讓其明白工程項目檔案文件的歸檔和累積都是他們應該完成的工作，通過對工程項目檔案進行信息化管理可以打破工程項目檔案管理中的許多局限，從而更好的為社會提供服務。
2.建設標準規(guī)范
工程項目檔案信息化管理非常重要的一項保障便是管理機制以及管理標準的完善。通過對各種規(guī)范和標準加以制定及落實，能讓分工協(xié)作以及技術應用有統(tǒng)一的依據，進而確保工程項目檔案管理各項工作可以聯系起來，同時在工程項目檔案管理過程中獲取最佳效益。標準化的規(guī)范建設內容包括：技術標準、統(tǒng)計標準、工程項目檔案管理標準等的建設。假如欠缺這些標準，信息資源便不能建立，假如公司各單位不能按照標準化去進行工程項目檔案的管理，那么就無法實現工程項目檔案信息網的暢通，同時也不能使資源共享得以實現。
3.建設基礎設施
工程項目檔案網絡系統(tǒng)的建設以及數字化設備的建設都屬于基礎設施的建設。工程項目檔案資源共享以及信息交換的前提便是網絡系統(tǒng)，通過構建信息數據庫，使工程項目檔案能實現信息的共享。各種數碼相機、掃描儀、打印機等共同構成了工程項目檔案的數字化設備，對這些設備加以利用，可以使工程項目檔案的一體化管理得以實現。而在這個過程中，工程項目檔案的信息化管理則為其實現奠定了基礎。
4.建設工程項目檔案信息資源
作為一項長期工作，工程項目檔案信息資源的建設是工程項目檔案信息化管理最為基礎和信息化水平加以衡量的標志，同時也是信息化工程項目檔案建設成敗至關重要的一環(huán)。因而一定要建立統(tǒng)一標準，打破各自為政局面，使資源共享得以實現，讓使用者能夠更方便的獲取工程項目檔案信息資源，并獲取核心內容。由于工程項目檔案的信息資源是社會發(fā)展和國民經濟重要的戰(zhàn)略資源，利用和開發(fā)信息資源是對案資源能更有效的為社會提供服務。
5.建設應用系統(tǒng)
工程項目檔案信息的安全、利用、管理、收集等都屬于應用系統(tǒng)建設的內容。在對工程項目檔案信息進行收集和管理時，會涉及報表處理、事務處理、數據查詢等程序的設計。信息化工程項目檔案建設的基礎便是確保工程項目檔案信息的安全，它涉及到身份安全、利用安全、存儲安全等內容。身份安全：運用動態(tài)口令、身份認證等形式使工程項目檔案的安全保密得到加強。利用安全：采取防火墻和物理隔斷等對策。存儲安全：應將工程項目檔案信息存儲在專用服務器上面，并確保其具備自動備份的功能，與此同時還需定期對其進行刻錄備份處理。
6.建設人才隊伍
人才建設是工程項目檔案管理實現信息化管理的關鍵。要對管理人員進行有針對性的教育，讓他們能具備良好的業(yè)務水平、紀律觀念、思想品質。由于工程項目檔案工作管理具備其自身的特點和性質，因而需注意確保管理人員的穩(wěn)定性，進而保證工程項目檔案管理工作能連續(xù)進行;有組織有計劃的安排管理人員學習新知識;根據工程項目檔案管理對軟硬件的相關要求，對復合型人才的培養(yǎng)和引進予以重視。
新時期對工程項目檔案進行信息化管理已經勢在必行，將工程項目檔案的信息化管理工作做好，不僅需要對硬件建設加以重視，同時還要對網絡和計算機技術加以利用，在與工程項目檔案的信息化管理需求相適應的同時，還需對軟件建設予以注重，進而使工程項目檔案信息化管理的管理制度得到完善。
四、結語
社會在飛速發(fā)展，技術在急驟革新，在新的發(fā)展時期，工程項目檔案工作人員必須要緊跟時刊發(fā)展步伐，關注新科技的發(fā)展，積極完成工程項目檔案管理信息化技術的創(chuàng)新，不斷取得新突破，為工程項目檔案管理事業(yè)貢獻力量。
參考文獻：
[1]范寶君.淺析標準化管理在信息化建設中的地位和作用[J].科技信息，2007，(18)：300.
[2]劉丁蘭，蘇建慧.淺談縣級檔案管檔案信息化建設中存在的問題及對策[A].檔案安全與檔案服務——2011年甘肅省檔案工作者年會論文集[C]. 2011.
[3]陳大發(fā).由“道路交通問題”所想到的——對檔案信息化建設的幾點思考[A].海峽兩岸檔案暨縮微學術交流會論文集[C]. 2005.
[4] Elizabeth Shepherd，Elizabeth Ennion.How has the implementation of the UK Freedom of Information Act 2000 affected archives and records management services. Records Management Journal . 2007.
[5]張凱，毛瓊潔.召開龍泉司法檔案學術研討會 全力推進龍泉司法檔案的整理與研究[N]. 中國檔案報， 2013，(10)：24.
[6]丁紅勇，鄒偉農.首創(chuàng)民生檔案跨省異地查詢服務[N].中國檔案報，2013，(10)：25 .
[7]遼寧省檔案局館.遼寧省數字檔案室建設的實踐與思考[N].中國檔案報， 2013，(10)：25.
[8]宋剛，楊愛華.湖北省檔案局館與湖北日報社簽訂合作開辦檔案文化專欄協(xié)議[N]. 中國檔案報， 2013，(10)：28.
