基建檔案工作是學(xué)校建設(shè)管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，使其充分發(fā)揮應(yīng)有的作用，認(rèn)真做好基建檔案工作，是基建檔案工作人員義不容辭的職責(zé)。隨著辦公自動(dòng)化的普及，檔案管理工作也越來(lái)越多的運(yùn)用信息技術(shù),網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行現(xiàn)代化管理，已經(jīng)從傳統(tǒng)的檔案管理逐漸過(guò)渡到信息管理，這從根本上使檔案管理工作跨上了一個(gè)新臺(tái)階，確實(shí)有效地減少了工作中的重復(fù)勞動(dòng)，節(jié)省了大量時(shí)間和人力、物力，大大提高了工作效率。

　　檔案管理部門(mén)應(yīng)積極與基建部門(mén)聯(lián)系，對(duì)基建部門(mén)檔案工作人員提出詳細(xì)周全的歸檔范圍，特別是針對(duì)立項(xiàng)材料，報(bào)批材料,工程圖紙，設(shè)計(jì)變更等一些重要的文件要盡可能地全面，以便于檔案部門(mén)的對(duì)兼職檔案員進(jìn)行檢查。

　　建設(shè)工程檔案的特點(diǎn)：

　　首先是真實(shí)性，工程檔案的產(chǎn)生與工程的施工是同步進(jìn)行的，是按照?qǐng)D紙及洽商一步步施工的，因此工程檔案應(yīng)與工程實(shí)體完全一一對(duì)應(yīng)，是工程的原始記錄，從工程圖紙及相關(guān)資料能夠完全還原出當(dāng)時(shí)的施工狀況及隱蔽了得相關(guān)項(xiàng)目。

　　其次工程檔案具有成套性的特點(diǎn)，基建檔案從工程項(xiàng)目醞釀、立項(xiàng)、施工到竣工使用是一個(gè)完整的過(guò)程，在這個(gè)過(guò)程中，形成了大量的、有機(jī)存在相互聯(lián)系的文字資料、圖紙、聲像資料，這些資料集合起來(lái)才能反映出工程的全貌，因此工程檔案具有成套性的特征，在檔案的收集過(guò)程中，一定要收集完整，全面的反映出工程的狀況。

　　基建檔案具有技術(shù)含量高、難度大的特性，有些大的工程，結(jié)構(gòu)復(fù)雜，施工難度大，環(huán)節(jié)眾多，各個(gè)專業(yè)交叉作業(yè)等原因造成了基建檔案的復(fù)雜性。

　　基建檔案收集具有周期長(zhǎng)、參與單位眾多的特點(diǎn),一個(gè)完整的工程項(xiàng)目本身就是一個(gè)系統(tǒng)工程，要經(jīng)過(guò)多個(gè)階段的實(shí)施;另外，涉及多個(gè)部門(mén)的管轄,上級(jí)主管部門(mén),市建委,規(guī)劃局,要以及監(jiān)理單位、施工單位及各個(gè)分包單位，及相關(guān)的溝通協(xié)作。

　　基于這些特點(diǎn)，因此對(duì)基建檔案的管理要做到：在城建檔案管理部門(mén)、基建項(xiàng)目主管部門(mén)指導(dǎo)下,基建單位實(shí)行事前介入、事中控制、事后驗(yàn)收檢查的全過(guò)程掌控的管理模式。

　　首先要事前有指導(dǎo)，在建設(shè)工程檔案立卷之前，要對(duì)建設(shè)工程部門(mén)的兼職檔案員進(jìn)行輔導(dǎo)和培訓(xùn)，學(xué)習(xí)相關(guān)的法律法規(guī)，對(duì)基本建設(shè)歸檔的范圍，以及本年有哪些建設(shè)工程項(xiàng)目材料需要?dú)w檔了如指掌。對(duì)參與建設(shè)的各方以及所產(chǎn)生的檔案,兼職檔案員應(yīng)該作到心中有數(shù);

　　事中控制就是要在施工過(guò)程中,對(duì)所產(chǎn)生的檔案材料的及時(shí)收集,作好預(yù)立卷工作,使歸檔工作與工程施工同步進(jìn)行。施工過(guò)程產(chǎn)生、形成的工程檔案材料是建設(shè)工程檔案的重要組成部分，這些材料直接記述和反映工程建設(shè)的內(nèi)在結(jié)構(gòu)和質(zhì)量,在施工的過(guò)程中,總是會(huì)有一些進(jìn)一步完善的地方,總會(huì)有設(shè)計(jì)變更,或著是施工洽商,那么對(duì)設(shè)計(jì)變更和施工洽商的收集就是非常重要的,否則無(wú)法保證該階段工程檔案與所記錄的對(duì)象保持一致,要做到這一點(diǎn)，在具體管理工作中應(yīng)堅(jiān)持三同步。 首先，從工程可性行研究開(kāi)始就要全程參與，工程建設(shè)一開(kāi)始就與收集檔案工作同步進(jìn)行。其次,要堅(jiān)持項(xiàng)目歸檔材料的收集、積累與結(jié)算施工進(jìn)度款同步。工程竣工驗(yàn)收要與竣工資料驗(yàn)收同步。堅(jiān)持施工現(xiàn)場(chǎng)預(yù)立卷，

　　事后驗(yàn)收檢查

　　事后檢查驗(yàn)收是對(duì)整個(gè)工程完工時(shí)進(jìn)行的一次全面的檢查，城建檔案館,建設(shè)單位,施工單位,設(shè)計(jì)單位的歸檔范圍各不相同,以建設(shè)單位對(duì)歸檔的要求最高,內(nèi)容最多。檔案驗(yàn)收應(yīng)重點(diǎn)檢查:工程前期各種批復(fù)文件、上級(jí)主管部門(mén)對(duì)項(xiàng)目立項(xiàng)的批復(fù)，規(guī)劃部門(mén)的的批復(fù)文件，消防部門(mén)、防疫部門(mén)、環(huán)衛(wèi)部門(mén)的審批意見(jiàn)，土地征用，拆遷補(bǔ)償協(xié)議，校園土地規(guī)劃紅線等前期工作的重要文件;基建單位與各方簽署協(xié)議，合同，招投標(biāo)文件;及設(shè)計(jì)變更洽商、監(jiān)理驗(yàn)收文件、施工技術(shù)文件、各種隱蔽工程記錄、和各項(xiàng)專業(yè)驗(yàn)收文件、質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定、事故處理記錄、竣工圖編制，竣工驗(yàn)收備案表，及最后委托保修協(xié)議。另外，對(duì)照片和圖紙電子版的收集也是非常重要的，盡可能的做到紙制檔案與電子版檔案同步歸檔。檢查檔案內(nèi)容是否齊全、手續(xù)是否完備、質(zhì)量是否符合歸檔要求等。檔案工作人員應(yīng)極力維護(hù)和確保建設(shè)工程檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，認(rèn)真地進(jìn)行檢查。

　　基建工程檔案管理的有效措施，首先要在思想上重視檔案管理工作, 更新觀念，在施工過(guò)程中,不僅要保證施工質(zhì)量,也要對(duì)工程檔案足夠重視,工程檔案管理的好壞,直接反映出工程管理者的水平;另一方面要制定符合高校特點(diǎn)的基建檔案管理制度和保障措施，保障管理制度的落實(shí)，使歸檔工作有章可循,充分發(fā)揮檔案其應(yīng)有的作用;

　　在完善紙質(zhì)檔案的同時(shí)，加大基建檔案的數(shù)字化建設(shè)步伐，檔案信息化給檔案事業(yè)帶來(lái)了新的變化。各個(gè)高校都在不同程度實(shí)現(xiàn)檔案的信息化、數(shù)字化管理，它具有操作簡(jiǎn)便、查詢搜索快捷、數(shù)據(jù)功能強(qiáng)大、存貯安全等優(yōu)點(diǎn)，使檢全率、檢準(zhǔn)率大幅提高，把檔案管理從傳統(tǒng)的紙質(zhì)的檢索形勢(shì)中解放出來(lái)，工作效率大大提高。

　　總之，基建檔案是高校建設(shè)管理中的歷史憑證，在維護(hù)學(xué)校利益及學(xué)校建設(shè)方面起著重要的作用，提高基建檔案管理水平，使高校基建檔案的管理與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)現(xiàn)代學(xué)校發(fā)展的需要。