摘要：檔案管理工作實現規范化、科學化的前提是確保資料的完整性，而文書資料的整理歸檔工作一般按年度進行。如果到每年年終整理歸檔工作開始時才著手收集，將會加大工作量，而且會由于時過境遷造成資料流失，所以把“運動式”的年底收集工作變成“日常式”平時收集就顯得十分重要。

　　關鍵詞：檔案管理,現代化改革

　　中圖分類號：G270 　文獻標志碼：A　　文章編號: 1000-8772(2014)38-0000-00

　　文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，文書處理工作和檔案管理工作任務不同且相對獨立，但二者又是文書檔案工作流程中緊密相關的工作環節。多年來，日益豐富的工作實踐表明，實現文書檔案管理規范化、科學化、現代化的關鍵，是要高度樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想。從細微處入手嚴把住文書處理入口關，規范文書整理歸檔程序，扎實做好實現檔案管理的各項基礎性工作。要把“虛”功做實，找準實現文書檔案管理工作規范化科學化現代化的切入點。著眼于把死的歷史檔案變成“活生生”的歷史見證，把實現文書檔案管理工作規范化、科學化、現代化作為衡量工作的第一標準。為此，重點抓住了四個切入點。

　　一、建立文書資料“收集網”

　　為此，建立了由辦公室確定一名專職文書工作人員，各科室分別確定一名兼職文書工作人員的文書資料“收集網”，即辦公室負責全單位的文書資料收集工作，各科室負責收集各自在日常工作中形成的文書資料，按季度交由辦公室統一保管，并于實踐中形成了統一的工作思路。一是要嚴格登記。通過登記建賬，做到“家底清楚”，有據可查。登記時既要對通過正常渠道傳送的文件資料進行逐件登記，更要督促外出開會、檢查工作等有關人員將帶回本單位的文件材料及時送交辦公室并逐件登記，以使“賬外文件”也能及時收回，免出漏洞。二是要及時收集。多數文件資料在承辦部門留存時間過長，容易散失。因此，平時的收集工作就顯得十分重要。收集資料時要視不同情況做到：在承辦部門停留時間長的文件要做到定期督辦、促辦和促交;對于本部門舉辦的大型活動和會議特別是跨部門舉辦的會議、展覽等，活動結束時要及時收集各類資料。三是要認真檢查。檢查文件資料的有效性、完整性以及字跡、用紙是否符合歸檔要求等。四是要做到妥善管理。可以根據日常工作需要，準備好不同檔案盒，將日常工作形成的文件資料，如收文、發文、會議資料、信息簡報、領導講話等，分門別類存放。這樣既便于平時的查閱利用，也為年終整理歸檔工作打下基礎。

　　二、嚴把“公文制發”質量關

　　公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。可以說公文制發的質量，不僅決定著公文本身的質量;同時，也影響日后檔案的質量，是決定檔案工作規范化、標準化的前提。因此，在公文制發上注重解決好以下幾個問題：一是公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、符合國家標準，排版形式為橫寫橫排，左側裝訂;二要檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限;三要檢查公文標題和內容、主送單位和抄送單位等是否準確;四是要看公文字跡是否牢固清晰;五是要看使用文種是否合理，擬制格式是否規范，行文稱呼和使用文字是否規范等。

　　三、實施“以我為主”的歸檔原則

　　文書資料的分類、價值鑒定、整理、編號、歸檔等的無序，是阻礙檔案工作實現規范化、標準化、科學化的最大問題。而實現檔案管理工作規范化、標準化、科學化的根本目標，就是要實現檔案利用價值的最大化、資料的完整化、檢索利用的便捷化。實踐證明，堅持“以我為主”的整理歸檔原則則是解決問題、實現目標的關鍵。為此，嚴格歸檔原則，嚴把分類、價值鑒定、整理、裝訂、排列、編號、裝盒等各個環節，嚴格按照年度——保管期限——機構(問題)的方法分類，在同一保管期限下將文件按機構分開。這樣歸檔，便于保存，方便查找利用。同時，在實際操作中注重解決好了過去嚴重制約歸檔工作的難題：一是準確把握文件歸檔的時效性。完成現行文件階段任務的才能予以歸檔，沒有完成的則不能歸檔，否則將會給檔案管理造成無序和混亂;二是明確歸檔的重點和進行合理的分類。在“以我為主”的原則指導下確立了歸檔的重點，在實際工作中注意區分開文件與資料，特別是注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，做到具體問題具體分析，以減少檔案資料的重復度和信息的冗余度，提高了檔案利用的效率和效果。

　　四、拓寬工作思路

　　在原始手工操作管理模式中滲透現代化管理技術，建立了文書檔案電子管理體系。在D盤下建立專門的歸檔文檔，按年度將本單位的人員基本情況、大事記、會議資料、發文發函、工作總結、信息、歸檔文件目錄等資料全部輸入電腦，并制作成光盤。既便于永久保存，又便于快捷合理利用，實現了文書檔案電子化管理化管理模式。

　　五、結語

　　總之，做好檔案管理工作，可以使檔案在為國家建設創造社會效益的同時，促進檔案事業的發展。因此，必須全力做好檔案管理工作，為社會進步、經濟發展提供更有效的檔案服務。

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