摘 要:水利工程檔案管理的質(zhì)量決定著水利工程的質(zhì)量,因此,水利工程檔案管理在水利工程建設(shè)申占有非常重要的作用。本文發(fā)表在《北京檔案》，是檔案論文期刊推薦范文，文章通過對水利工程檔案管理、水利工程檔案管理的重要性、水利工程檔案管理存在的問題、水利工程檔案管理的應(yīng)對措施分析來闡述水利工程檔案管理。

　　關(guān)鍵詞:水利工程;檔案管理;措施

　　一、水利工程檔案管理

　　水利工程檔案管理是水利工作的主要內(nèi)容。在水利工程建設(shè)活動中,水利工程檔案管理是形成一種文件材料,即對國家和社會有保存價值的各種載體,它也是一種依據(jù)和憑證,它能夠全面反映建設(shè)竣工的真實情況,是追查事故的主要依據(jù),它在工程中起著監(jiān)督的作用,水利工程檔案管理的質(zhì)量直接影響著工程質(zhì)量。

　　在水利工程中,其技術(shù)含量是比較高的,質(zhì)量要求也相對比較嚴格。水利是國民經(jīng)濟的基礎(chǔ)。水利工程的基礎(chǔ)設(shè)施基本上都屬于地下工程。這就是它和別的工程不同的地方,正因為它的獨特,如果出現(xiàn)質(zhì)量問題,其追查原因比較困難和復(fù)雜,水利工程檔案就是進行檢查、管理、維護的重要依據(jù)。

　　二、水利工程檔案管理的重要性

　　水利工程檔案是從施工過程中直接提出相應(yīng)的資料并形成了以各種形式保存的材料。水利工程檔案是在水利施工的過程中形成的,它直接且真實的反映著水利工程建設(shè)的全過程,也是檢?水利質(zhì)量的重要依據(jù),水利工程檔案在水利工程建設(shè)和經(jīng)濟建設(shè)中起著非常重要的作用,主要表現(xiàn)在以下幾個方面:第一,在實際應(yīng)用中,在擬定計劃、水行政執(zhí)法、工作總結(jié)、水利工程設(shè)計等方面檔案可以作為考察憑證;第二,檔案在防汛搶險時起著很重要的作用,它可以對過去的水情、水利工程的情況有清楚的了解,使得決策者作出更好的決策;第三,可以借助檔案進行水利方面的學術(shù)研究,通過前人的真實的記載資料,得出更好的研究成果;第四,水利工程會隨著實際的需要而變化,因此在對水利工程進行維護和擴建時,檔案可以作為合理設(shè)計和施工的依據(jù),既節(jié)省的時間,有節(jié)約了開支?？傊欣趧?chuàng)造更多的經(jīng)濟價值;第五,檔案也可以作為工程質(zhì)量鑒定、事故原因的查明、事故責任的追究的有效依據(jù)。

　　在水利工程建設(shè)中,水利工程檔案管理是重要的工作環(huán)節(jié)之一,也是保持工程質(zhì)量長期穩(wěn)定的重要環(huán)節(jié)之一,同時也是經(jīng)濟建設(shè)發(fā)展的重要催化劑。為了滿足水利工程項目建設(shè)管理工作的需要以及國家和水利部的共同要求,必須對水利工程檔案管理工作進行建設(shè)和強化。國家水利部在檔案管理方面有明確的規(guī)定,只有在檔案管理合格的情況下,才能進行竣工驗收,否則,不可進行竣工驗收,水利工程檔案只有在管理的情況下才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用,如果沒有建立相應(yīng)的水利工程檔案管理工作,那么就無人管理水利工程檔案,對水利工程建設(shè)和維護以及工程檔案的日常工作的發(fā)展起著阻礙作用,同時對水利工程的驗收工作也產(chǎn)生了很大的影響。因此,建立水利工程檔案管理工作是非常重要的,它為后人提供有效的、真實可靠的資料,促進水利工程順利的發(fā)展。

　　三、水利工程檔案管理存在的問題

　　1、檔案管理制度滯后于與水利工程項目管理體制改革

　　隨著水利建設(shè)工程項目在投資、建設(shè)、管理等方面的變化,對工程檔案的收集、管理、歸檔、驗收提出了新的要求,尤其是計算機和網(wǎng)絡(luò)的普及,越來越多的文件將直接在電腦上產(chǎn)生和傳輸,面對無紙化辦公產(chǎn)生的電子文件、圖像文件、圖形文件等,傳統(tǒng)的檔案管理工作已表現(xiàn)出較大的滯后性和低效性,不能適應(yīng)時代的要求。隨著國家對建設(shè)管理體制改革逐漸深入,水利工程建沒項目管理體制發(fā)生了重大變化,招投標制度、監(jiān)理制度、竣工驗收備案制度和市場稽查制度逐步完善;政府轉(zhuǎn)變職能,行政審批進行改革,系統(tǒng)清理、修訂了部分規(guī)章和規(guī)范性文件,使工程建設(shè)項目檔案的內(nèi)容、形式、規(guī)定、制度、以及各種檔案載體都發(fā)生相應(yīng)變化。但與之相對應(yīng)的各種檔案管理制度、法規(guī)未及時做相應(yīng)調(diào)整和修改,工程檔案管理還沒有納入新的管理機制。

　　2、檔案管理制度不健全,管理水平普遍較差

　　長期以來,水利工程建設(shè)單位和責任部門重工程輕檔案、未就項目檔案管理工作開展過專項整治,對此項工作的宣傳、指導(dǎo)、監(jiān)督檢查和管理力度不足,造成水利檔案管理工作處于被動和不利的局面。有些單位檔案管理規(guī)章制度不健全,或雖然建立了相關(guān)的規(guī)章制度,但沒有形成有效的管理和監(jiān)督機制,檔案規(guī)章制度形同虛設(shè),在項目檔案管理工作上難以達到標準化、制度化和規(guī)范化。工作中隨意性大,導(dǎo)致部分檔案不能及時歸檔,使得水利技術(shù)檔案得不到豐富和發(fā)展,影響了技術(shù)檔案質(zhì)量的進一步提高,也導(dǎo)致了水利管理人員對工程情況缺乏了解,增加了工程安全調(diào)度和消除險情的難度。

　　4、管理人員素質(zhì)偏低,檔案專業(yè)人才缺乏

　　水利建設(shè)工程大都在比較偏僻、艱苦的農(nóng)村,工程點多線長,且施工隊伍流動性大,難以形成有效的檔案組織管理網(wǎng)絡(luò),“四同步”工作難以真正落實。從近幾年參與我市水利工程項目建設(shè)的施工單位檔案管理情況來看,許多施工企業(yè)檔案管理體制上不健全,檔案規(guī)章制度形同虛設(shè),沒有形成有效的管理和監(jiān)督機制,造成檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、分散保管現(xiàn)象較為普遍,在水利工程建設(shè)中,檔案人員一般是新參加工作的同志多、工程技術(shù)人員多,缺乏檔案專業(yè)知識,對工程檔案比較陌生,檔案專業(yè)畢業(yè)或者有檔案館員中高級職稱的人很少,熟悉檔案法規(guī)和制度,熟練掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、軟件應(yīng)用,用電腦進行操作并對檔案進行開發(fā)再利用的專業(yè)人才更是奇缺。

　　四、水利工程檔案管理的應(yīng)對措施

　　1、加強水利工程檔案工作的管理,促進水利工程檔案管理工作全面協(xié)調(diào)發(fā)展

　　加強對檔案工作的集中統(tǒng)一管理,是水利工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證,我們遵照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、分級管理的原則。

　　成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組,統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作。由主要領(lǐng)導(dǎo)主管檔案情報工作,成立檔案情報室,設(shè)立專職檔案員,在各業(yè)務(wù)部門指定專業(yè)技術(shù)人員擔任兼職或?qū)Ｂ殭n案員,形成了全部的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。同時。完善制度建設(shè),修訂崗位責任制及檔案管理制度,做到職責分明,層層把關(guān),無論是在工程各階段還是單位內(nèi)的各個部門,都能從組織上保證文件材料不疏漏、不散失,使檔案管理工作實現(xiàn)系統(tǒng)化、規(guī)范化、標準化。

　　2、轉(zhuǎn)變觀念,勇于創(chuàng)新,加強實踐,超前管理。要意識到檔案工作不是臨時性工作,制定一系列措施,對水利工程檔案進行超前管理。

　　從實際情況看,水利工程建設(shè)是比較復(fù)雜的,從項目申報到工程竣工的階段比較多,這種工程形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜,涉及部門和人員多,經(jīng)歷時間長,稍有疏忽,就可能遺漏。而小型水利工程大多施工要求急、建設(shè)周期短、形成的文件數(shù)量不多,不易引起檔案人員的足夠重視。加之施工人員組成復(fù)雜,往往工程任務(wù)一完成,臨時機構(gòu)解散,檔案材料也隨之消失。為了保證檔案資料收集齊全、完整,我們一反過去等人將檔案送上門的做法,檔案管理人員首先了解水利工程建設(shè)工作的具體操作程序和工作流程及分階段的工作安排,掌握了每一階段工作中需要形成哪些檔案資料,對每種資料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)。在此基礎(chǔ)上采取以下收集方法:一是追蹤收集,這種方法適用于短期工程;二是分階段收集,這種方法適用于建設(shè)周期長的工程;三是強制性收集,這種方法對施工單位具有一定的約束力。可以保證檔案資料不會由于人為因素而流失。

　　3、重視檔案人員的業(yè)務(wù)培訓,提高檔案管理水平

　　應(yīng)對各專職或兼職檔案管理人員進行大量培訓,講解水利工程建設(shè)工作中會形成哪些類型的文件材料,哪些是屬于有保存價值的檔案,并講解具體的歸檔范圍,同時,按照檔案整理要求,對文件的起草、書寫要求和制成材料的規(guī)范需?詳細講解。使大家對檔案內(nèi)容提前了解,注意積累資料,在工作中更好地發(fā)揮作用。這種培訓使得檔案管理工作和工程同步進行。

　　五、結(jié)束語

　　水利工程建設(shè)中的檔案收集與管理工作具有十分重要的意義,檔案管理人員要充分認識到工程檔案管理的重要性，確保工程建設(shè)過程中檔案的完整性和及時性，使工程檔案更好的為工程建設(shè)服務(wù)。

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