摘要：水利工程檔案的管理是一項(xiàng)系統(tǒng)化的長期工作,在水利工程管理中占有重要的地位。文章就如何加強(qiáng)和推進(jìn)水利工程檔案管理的策略進(jìn)行了探討。

　　關(guān)鍵詞：水利工程;檔案管理;對策

　　水利工程檔案是水利部門在從事各種活動及水利工程在建設(shè)運(yùn)行中所形成的各種載體的檔案，是水利工作真實(shí)的歷史記錄，是在工作中進(jìn)行查考、研究、決策的重要依據(jù)，更是信息的源泉。 近幾年我們實(shí)施信息化管理，將檔案資料及時(shí)輸入電腦，隨時(shí)為業(yè)務(wù)部門提供更全面的信息資源，這些檔案信息無疑為我們水利事業(yè)提供了很大的幫助。每當(dāng)業(yè)務(wù)部門專業(yè)技術(shù)人員從利用檔案中獲得信息時(shí)，他們也會更積極主動地向檔案室歸檔文件材料，從而保證工程檔案的完整性，促使檔案管理更上新臺階。

　　1 水利工程檔案管理的重要性

　　水利工程檔案是在水利工程建設(shè)活動中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像、數(shù)據(jù)等各種歷史資料的記載，也是水利工程開展規(guī)劃、勘測、設(shè)計(jì)、施工、管理、運(yùn)行、維護(hù)、科研、抗災(zāi)等不同工作的重要依據(jù)。水利工程檔案資料應(yīng)按照完整化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的要求進(jìn)行整理編制，包括各種技術(shù)文件資料和竣工圖紙及政府辦理的各種報(bào)批文件檔案資料應(yīng)與水利工程建設(shè)項(xiàng)目同步進(jìn)行，在水利工程竣工驗(yàn)收時(shí)，承包人要提交一套合格的檔案資料及完整的施工圖紙，作為竣工驗(yàn)收的條件之一，為今后的維修、管理和改建提供依據(jù)，做好水利工程檔案管理工作至關(guān)重要。

　　水利工程檔案是工程建設(shè)、管理的真實(shí)記錄,具有憑證和依據(jù)作用。一項(xiàng)水利工程從立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收,到運(yùn)行、養(yǎng)護(hù)、維修、改造,一直到拆除,要經(jīng)過若干不同階段、跨越漫長的時(shí)間。在這一過程中會由不同的專業(yè)人員不斷形成各類檔案資料。無論是資料的形成環(huán)節(jié),還是形成后的長期管理過程中,任何紕漏都會給工程帶來隱患,甚至引發(fā)重大責(zé)任事故。所以必須加強(qiáng)這項(xiàng)管理工作。同時(shí),檔案資料是工程正常運(yùn)行的基本保障。完善的檔案資料對于管理單位及其相關(guān)人員熟悉工程狀況、搞好養(yǎng)護(hù)維修和改造,不斷提高管理水平具有重要的作用。管理不善將會影響工程的安全運(yùn)行和效益的正常發(fā)揮。

　　2推進(jìn)水利工程檔案管理的對策

　　2.1 構(gòu)建科學(xué)適用的檔案管理體制

　　做好檔案工作要把檔案工作納入水利工程總體格局之中,實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),專人負(fù)責(zé),部門分級配合、協(xié)調(diào)的原則。建設(shè)單位在工程建設(shè)初期根據(jù)檔案管理的有關(guān)法規(guī)、規(guī)定和技術(shù)要求,制定本工程的檔案管理辦法、實(shí)施細(xì)則,對檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé),材料歸檔要求、檔案的案卷質(zhì)量、檔案的利用與管理等做出具體規(guī)定,使整個檔案工作從工程建設(shè)一開始就納入正常管理軌道,真正做到檔案工作的各個環(huán)節(jié)有章可循,有法可依。在工程準(zhǔn)備與建設(shè)階段,檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員應(yīng)及時(shí)了解工程建設(shè)項(xiàng)目的計(jì)劃、規(guī)模、性質(zhì)、進(jìn)度等,并且經(jīng)常與工程資料員保持聯(lián)系,使得檔案的跟蹤收集工作從工程立項(xiàng)開始就與工程同步進(jìn)行。提高水利工程檔案報(bào)送的質(zhì)量,以及成套性和完整性。在工程建設(shè)后階段,加強(qiáng)對檔案的預(yù)驗(yàn)收工作,以確保資料齊全、完整和準(zhǔn)確。

　　管理單位要建全檔案工作規(guī)章制度,按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的原則,將水利技術(shù)檔案資料的收集、立卷、歸檔任務(wù)層層分解,具體落實(shí)到基層單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員,納入相關(guān)的管理工作程序和職責(zé)范圍。檔案管理工作要切實(shí)做到有組織領(lǐng)導(dǎo),有專職檔案員,有檔案管理制度,技術(shù)檔案整理歸檔應(yīng)當(dāng)規(guī)范統(tǒng)一。還應(yīng)結(jié)合單位實(shí)際情況,不斷完善水利技術(shù)檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度,提高可操作性。

　　2.2轉(zhuǎn)變觀念，科學(xué)管理

　　長期以來，我們對于各級各類檔案的管理工作沒有一種科學(xué)的管理意識，沒有將檔案工作滲透到各個環(huán)節(jié)之中，導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門各自為政，檔案資料積累殘缺不全，給檔案的整理歸檔帶來了困難。為了使水利工程的檔案管理更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，我們必須提高認(rèn)識，轉(zhuǎn)變觀念，制定一系列措施，對水利工程檔案進(jìn)行科學(xué)管理，并根據(jù)水利工程復(fù)雜性的特點(diǎn)，拓寬檔案收集渠道。

　　從實(shí)際情況看，水利工程建設(shè)是比較復(fù)雜的，從項(xiàng)目申報(bào)到工程竣工的階段比較多。這種工程形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜，涉及部門和人員多，經(jīng)歷時(shí)間長，稍有疏忽，就可能遺漏。而小型水利工程大多施工要求急、建設(shè)周期短、形成的文件數(shù)量不多，不易引起檔案人員的足夠重視;加之施工人員組成復(fù)雜，往往造成工程任務(wù)難完成;臨時(shí)機(jī)構(gòu)解散，而檔案材料也隨之消失。為了保證檔案資料收集齊全、完整，我們要求檔案管理人員首先了解水利工程建設(shè)工作的具體操作程序和工作流程及各階段的工作安排，掌握每一階段工作中需要形成哪些檔案資料，對每種資料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)。在此基礎(chǔ)上，采取以下收集方法：

　　1)追蹤收集適用于工程周期短、形成檔案材料快的工程。檔案人員或兼職檔案人員主動到現(xiàn)場詢問和了解工程進(jìn)展情況，及時(shí)掌握工程信息并指導(dǎo)和督促技術(shù)部門有針對性地收集檔案資料。這種方法收集速度快、檔案資料齊全，質(zhì)量也比較高，但花費(fèi)的人力、物力較大。

　　2)分階段收集

　　適用于建設(shè)周期長的工程。某些大型水利工程及某些跨年度的水利工程，我們始終保持與兼職檔案員及施工、建設(shè)部門的聯(lián)系，及時(shí)掌握工程進(jìn)展情況，并加強(qiáng)催收，盡力避免檔案原始材料的散失，這樣能保證工程檔案的連續(xù)性、完整性。

　　3)強(qiáng)制性收集

　　適用于對某些人員分散、臨時(shí)機(jī)構(gòu)較多的施工單位。我們采用收取檔案資料押金的做法。當(dāng)一項(xiàng)水利工程報(bào)建后，施工單位先交一定金額的資料押金，施工單位將完整的檔案資料移交給檔案部門后才可退回這筆押金。這種方法對一些內(nèi)部較復(fù)雜的施工單位具有一定的約束力，可以保證檔案資料不會由于人為因素而流失。

　　2.3明確檔案資料管理的范圍和要求

　　1)水利工程檔案資料管理的范圍水利工程建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性報(bào)告、設(shè)計(jì)、決策、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理、過程中驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收、試運(yùn)行等工程在建設(shè)過程中形成，并應(yīng)歸檔保存文字、表格、聲像、圖紙等各種載體資料。

　　2)檔案資料管理的要求

　　一是工程檔案工作應(yīng)與工程建設(shè)同步管理;二是檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，并做到圖面整潔、裝訂整齊、簽字手續(xù)完備，圖片、照片等要附情況說明;三是竣工圖應(yīng)反映實(shí)際情況，必須做到圖物相符，做好施工記錄、檢測記錄、交接驗(yàn)收記錄和簽證，并加蓋竣工圖章;四是施工過程中的圖片、照片、錄音、錄像等材料，以及施工過程中的重大事件、事故等，應(yīng)有完整的文字說明，同時(shí)要詳細(xì)地填寫檔案資料情況登記表。

　　2.4提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

　　水利工程檔案的科學(xué)性、服務(wù)性和技術(shù)性都很強(qiáng),其管理工作更是一項(xiàng)復(fù)雜、細(xì)致而瑣碎的工作,這就要求檔案管理工作者具備較高的綜合素質(zhì)。檔案人員不但要學(xué)習(xí)檔案理論知識和專業(yè)技能,精通檔案業(yè)務(wù),同時(shí),要提高思想素質(zhì),提倡愛崗敬業(yè),增強(qiáng)服務(wù)意識,當(dāng)好使用者的參謀;培養(yǎng)良好的職業(yè)道德和心理素質(zhì);提高法律意識,做到依法治檔;塑造復(fù)合型人才,既要有較高的檔案管理專業(yè)能力,又要精通計(jì)算機(jī)應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)信息管理,還應(yīng)熟悉水利工程知識。使檔案管理人員切實(shí)擔(dān)負(fù)起水利檔案的管理的重任。

　　2.5推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化,提高水利工程檔案的利用效率

　　隨著水利事業(yè)的發(fā)展,水利檔案管理工作的涉及面越來越廣,技術(shù)檔案內(nèi)容日益豐富,數(shù)量不斷增多,現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用于技術(shù)檔案管理己勢在必行。應(yīng)按照新的標(biāo)準(zhǔn),加強(qiáng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè),以簡化整理、深化檢索為宗旨,實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化管理。要充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),加大信息資源的存儲、加工量,提高信息的檢索速度和深度,充分做到資源共享,不斷提高水利技術(shù)檔案的管理和利用水平。

　　3結(jié)束語

　　只有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，才能滿足水利工程建設(shè)、工管理管理工作對檔案利用的要求，而做好檔案管理工作是提供利用的基礎(chǔ)和保證。因此，必須重視并好檔案的管理工作。