摘要：文章從文件生命周期、辯證唯物主義和司法實(shí)踐角度對(duì)單套制管理模式的期限、思想和效力展開辨析，在把握其本質(zhì)的基礎(chǔ)上探討催生單套制管理模式的背景因素，并提出檔案工作者應(yīng)針對(duì)電子文件特性創(chuàng)新管理思維和管理方式，以改變認(rèn)知、加快立法、健全政策和重塑秩序?yàn)橹c(diǎn)推行單套制管理模式。

　　關(guān)鍵詞：單套制;雙套制;電子文件管理

　　隨著數(shù)字媒介體系的發(fā)展，電子文件日益成為信息記錄、傳遞、交換與共享的主流方式，也成為國家檔案資源的重要組成部分，這是現(xiàn)代化進(jìn)程的一個(gè)顯著標(biāo)志。面對(duì)呈指數(shù)型增長的電子文件，該如何實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型已經(jīng)成為時(shí)下急需解答的難題。目前美國、加拿大、英國、法國、德國、澳大利亞、新加坡、日本和韓國等，均逐步推進(jìn)或已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了單套制管理模式。[1]反觀我國檔案政策背景和實(shí)踐選擇，對(duì)推行電子文件獨(dú)立管理整體還處于觀望階段。因此，有必要厘清單套制電子文件管理模式本身及其背景因素和基本策略。

　　1單套制電子文件管理模式辨析

　　社會(huì)形態(tài)的變革、網(wǎng)絡(luò)邏輯的擴(kuò)散和開發(fā)場景的跨媒介，致使我國檔案管理工作長期陷入紙質(zhì)與電子的混雜狀態(tài)，造成我國關(guān)于單軌制、雙軌制、單套制、雙套制的電子文件管理模式的爭論持續(xù)了很長時(shí)間。就目前的國際經(jīng)驗(yàn)和國內(nèi)實(shí)踐來看，推行單套制管理模式已經(jīng)取得了各方共識(shí)。然而面對(duì)紛繁復(fù)雜的實(shí)際情況，空喊口號(hào)缺乏根基性和思辨性，無法為單套制研究提供基本落腳點(diǎn)。只有結(jié)合文件生命周期、辯證唯物主義、司法實(shí)踐多重角度對(duì)單套制管理期限、思想和效力加以梳理辨析，才能明確其定位表述和約束性規(guī)則，科學(xué)指導(dǎo)電子文件管理模式發(fā)展。

　　1.1基于文件生命周期的期限辨析

　　文件生命周期理論是對(duì)文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律的科學(xué)抽象和客觀描述，研究文件從最初形成到最終銷毀或永久保存的整個(gè)運(yùn)動(dòng)過程并將這一過程劃分為若干階段，其中對(duì)歸檔前后文件與管理者主體行為、管理方式之間對(duì)應(yīng)關(guān)系的提法更是為相關(guān)學(xué)術(shù)研究創(chuàng)建了參考坐標(biāo)。關(guān)于“套”和“軌”的討論就是在此基礎(chǔ)上闡發(fā)的，其重點(diǎn)在于分析文件從一個(gè)階段向另一個(gè)階段過渡的各種影響因素，從中獲得明確期限和定位的具體標(biāo)準(zhǔn)，并避免使用一種缺乏適用性的尺度去概括和衡量文件管理現(xiàn)象和關(guān)聯(lián)線索，如圖1所示。

　　總的來說，“套”體現(xiàn)的是文件歸檔保存的狀態(tài)，即在生命周期中后端，文件是完全在電子環(huán)境中存儲(chǔ)還是在電子、紙質(zhì)兩種環(huán)境中同時(shí)保存;而“軌”側(cè)重強(qiáng)調(diào)文件自生成、運(yùn)行到歸檔、保存、利用的全流程運(yùn)行狀態(tài)，是比“套”更偏向于整體性、系統(tǒng)性的概念。目前我國基本上實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公環(huán)境，因此與前端相比，對(duì)“套”的辯證探析更能凸顯問題本質(zhì)。以歸檔為核心節(jié)點(diǎn)深究文件版本變體及其管理模式的演變軌道，檔案機(jī)構(gòu)的管理理念和工作辦法也在某種程度上成了一種研究對(duì)象。相較于雙套制，單套制管理模式徹底顛覆了對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的依賴，旨在將電子文件獨(dú)立管理嵌入中后端，實(shí)現(xiàn)了無紙化理念在文件運(yùn)動(dòng)中的全程貫穿。單套雙套管理模式的抉擇取舍，倒逼著檔案工作者直面文件運(yùn)動(dòng)中后端的系統(tǒng)存儲(chǔ)能力、安全防御技術(shù)、主體權(quán)責(zé)劃分、管理制度建設(shè)等方面的要求，須審視文件管理在前后不同階段的銜接度、連貫性和統(tǒng)一性。

　　1.2基于辯證唯物主義的思想辨析

　　T·庫克指出，電子文件“把我們帶進(jìn)了一個(gè)‘虛擬文件’和‘虛擬檔案’的時(shí)代。在這個(gè)時(shí)代，傳統(tǒng)檔案論述中極為重要的實(shí)態(tài)文件已不復(fù)存在”，“一份文件的定義將因此由一份實(shí)態(tài)文件變成作者和讀者的一種理性的或虛擬的概念”。[2]在虛擬、動(dòng)態(tài)、易變的電子環(huán)境中生成和運(yùn)行的文件喪失了實(shí)體感，為單套制管理引來諸多質(zhì)疑，從而導(dǎo)致我國檔案機(jī)構(gòu)大多傾向于以雙套制管理模式在物理可控范圍內(nèi)對(duì)文件實(shí)體加以把握。但“虛擬”一詞本身蘊(yùn)含著技術(shù)環(huán)境和違背事實(shí)的雙重內(nèi)涵，上述僅以技術(shù)環(huán)境的角度定性單套制未免脫離客觀實(shí)在范疇。

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