檔案是個人經(jīng)歷和實踐的歷史記錄，是個人思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)和成長過程的真實寫照，在為個人求職、單位求才提供動態(tài)、真實、有效的原始資料和數(shù)據(jù)方面，檔案起著舉足輕重的作用，因此，如何對現(xiàn)代檔案科學(xué)化管理成為了一個舉足輕重的問題。

　　雖然21世紀傳統(tǒng)檔案館暫不會消失，但隨著電子出版物的盛行，數(shù)字檔案館將居首位。未來的檔案館將以服務(wù)特色和技術(shù)手段論高低，能否迅速占有信息資源并向社會提供信息產(chǎn)品將成為衡量檔案館的標準。因此數(shù)字檔案管理是現(xiàn)代檔案管理的一個必然結(jié)果，數(shù)字檔案管理使得檔案管理進入一個劃時代意義的階段。

　　1 檔案管理現(xiàn)狀

　　1.1 現(xiàn)代檔案管理

　　現(xiàn)代檔案的管理流程同紙質(zhì)檔案一樣，同樣分為收集、鑒定、整理(分類)、保管、利用幾個流程，以及特殊的轉(zhuǎn)遞工作。時代在發(fā)展，社會在進步，創(chuàng)立了幾十年的傳統(tǒng)現(xiàn)代檔案制度卻仍舊在運行，其中的核心——流程早已不適應(yīng)國家新的人才戰(zhàn)略和現(xiàn)代改革。

　　現(xiàn)代檔案材料的收集渠道很廣泛，收集制度如移交制度、索要制度、檢查核對制度、補充制度等都比較完善，但由于材料的收集涉及多個部門，在實踐中也出現(xiàn)了許多缺漏。這些內(nèi)容只能簡單地反映個人的生平等基本情況，對人才選拔、培養(yǎng)、評定、預(yù)測等則作用不大，對社會極需的信用材料、工作表現(xiàn)材料則根本沒有，因此無法對當(dāng)事人作出全面的評價，也反映不出個人的專長與特點。

　　現(xiàn)代檔案的鑒定是辨別真?zhèn)巍⒋_定現(xiàn)代檔案范圍的重要一關(guān)，它要求判斷材料是否真實、準確、完整。領(lǐng)導(dǎo)干部隨意改動員工檔案;對形成部門缺乏監(jiān)督，太多暗箱操作，缺乏透明公開;材料收集上來后又缺乏鑒定，“假檔案”便有機可乘。

　　1.2 現(xiàn)代檔案管理弊端

　　(1) 檔案檢索效率不高。

　　檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。在目前，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。

　　(2) 部分單位在檔案硬件設(shè)施上投入不足。

　　檔案室本來應(yīng)是管理規(guī)范、環(huán)境良好的地方，然而在實際工作中，部分用人單位寧肯在其他工作中完善硬件設(shè)施，人事檔案管理不規(guī)范、不標準，引起檔案材料霉變、蟲蛀的事情時有發(fā)生，從而對檔案利用產(chǎn)生了不利影響。

　　(3) 檔案管理人員管理水平不高，管理手段落后。

　　在實際工作中，由于對檔案管理這項工作沒有引起足夠重視，在檔案管理人員配備上從不配備專職人員，而是采取人員兼職這種辦法來應(yīng)付，在管理手段方面，就會體現(xiàn)管理手段較陳舊，由于不懂得人事檔案管理，往往在調(diào)閱檔案時都是采用原始的手工操作方式反復(fù)調(diào)用原件，這樣做的后果就會導(dǎo)致紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，直接影響到檔案的完整與安全。

　　(4) 人事檔案收集工作力度不夠。

　　要想管理好人事檔案，就要有一套完整的收集歸檔工作管理制度。就會發(fā)現(xiàn)要么材料不全面，要么有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的，如大部分單位搞的鑒定、考核和評價材料，套話多，費話多，不能準確反映每個人的真實情況，人事檔案管理形同虛設(shè)。

　　(5) 人事檔案管理的信息化程度不高。

　　在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，計算機得到了普遍應(yīng)用，在現(xiàn)代化辦公中起到了重要作用。計算機技術(shù)還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，這些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費。

　　2 數(shù)字檔案的必要性

　　傳統(tǒng)檔案擔(dān)負著信息采集、存儲、傳播及版權(quán)控制的重任，數(shù)字檔案也同樣要完成這些任務(wù)，只是各項任務(wù)的內(nèi)容、采取的手段及服務(wù)方式發(fā)生變化。建立數(shù)字檔案館的必然原因如下：

　　(1)由于數(shù)字檔案是虛擬與現(xiàn)實相結(jié)合，大量的數(shù)字化信息存貯在無數(shù)個磁盤存儲器中，通過計算機網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成的一個聯(lián)機系統(tǒng)。因此，與傳統(tǒng)檔案相比，它占用的物理空間相對很小。

　　(2)數(shù)字檔案收藏數(shù)字形式的信息，除了紙介質(zhì)的書刊資料外，還收錄其它一切可以數(shù)字化的信息，如視頻、音頻資料、計算機程序等等，可以滿足查閱者的多種需求。

　　(3)數(shù)字檔案建設(shè)對于我們最重要的一點是建立以數(shù)字信息為主的各種信息資源，形成互聯(lián)網(wǎng)上的整體優(yōu)勢。將原件保存在更適宜的環(huán)境中，而數(shù)字化的資料由于實現(xiàn)原件的復(fù)制，并不影響一般意義上的查閱。

　　(4)利用數(shù)字化檔案的用戶可以不同檔案館的工作人員直接見面，而只通過網(wǎng)絡(luò)與檔案館聯(lián)系，檔案館專業(yè)人員通過電子郵件及電子咨詢臺與用戶聯(lián)系。用戶也可以直接通過電腦登錄至數(shù)字檔案館的主頁，隨意瀏覽、查詢、下載、打印有用的信息。

　　(5)數(shù)字檔案擴大了用戶的范圍，普通檔案因為需求者對象與地理位置的限制只能為少數(shù)人服務(wù)，數(shù)字檔案則允許人們在任何地方、任何身份進入檔案自由查詢。

　　3 數(shù)字檔案管理流程

　　數(shù)字檔案管理的總體流程如下：

　　4 數(shù)字檔案業(yè)務(wù)

　　4.1 檔案錄入和修改

　　檔案錄入、整理、歸檔是指檔案的生產(chǎn)過程，檔案的產(chǎn)生從業(yè)務(wù)辦理開始，業(yè)務(wù)過程產(chǎn)生的資源最后經(jīng)過檔案整理，形成標準的檔案格式，最后分類編號后歸檔存放在指定的檔案架位置上。

　　包括以下幾個方面：

　　(1) 根據(jù)國土資源業(yè)務(wù)處理的過程，在業(yè)務(wù)處理到結(jié)束時，進行歸檔;

　　(2) 根據(jù)其他部門或者單位移交到檔案室的檔案資料歸檔;

　　(3) 對已經(jīng)存在的檔案進行修改。

　　根據(jù)移交的檔案類型，在與實物檔案核對無誤后，自動編制檔案號，并將該檔案的摘要信息和存放位置記錄到數(shù)據(jù)庫中。實現(xiàn)檔案文件的采集、著錄與標引自動化和人工智能化。已有的檔案修改后，對檔案的封皮要自動進行修改和維護。

　　4.2 檔案查詢檢索統(tǒng)計

　　查詢檢索統(tǒng)計包括三個方面內(nèi)容：

　　(1)對外查檔

　　提供對外部如公檢法查檔、個人或者單位老土地使用證書丟失以及國家政府機構(gòu)等單位的檔案查詢。這個查詢一般根據(jù)權(quán)限需要先到窗口進行受理，然后經(jīng)過相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)審核審批后才能出示查詢的結(jié)果。

　　(2)內(nèi)部查檔

　　內(nèi)部查檔是根據(jù)內(nèi)部用戶的權(quán)限，分門別類的進行檔案的查詢，內(nèi)部查檔可以通過局域網(wǎng)進行查詢。

　　(3)檔案統(tǒng)計

　　按照國家檔案局以及國土資源部相關(guān)的檔案統(tǒng)計的規(guī)定進行統(tǒng)計并輸出相應(yīng)的統(tǒng)計報表。并且可以繪出個直方圖、圓餅圖等各種統(tǒng)計圖表。

　　4.3 檔案的借閱利用

　　借閱利用包括通過大廳申請借閱、在檔案室借閱和網(wǎng)絡(luò)借閱三種方式：

　　(1) 通過大廳申請借閱，經(jīng)過相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)審核通過后，進行查檔，查詢完成后可以直接打印或者復(fù)印，由窗口交到申請人。

　　(2)可以直接在檔案室借閱，錄入相關(guān)的借閱人信息后，檔案室可以直接借出檔案;

　　(3)實現(xiàn)檔案管理借閱利用的網(wǎng)絡(luò)化，用戶根據(jù)自己的權(quán)限只需要通過身邊的計算機登錄到系統(tǒng)中就可以查閱館藏檔案信息，確定所要借閱的檔案實體。

　　系統(tǒng)可紀錄完整的借閱利用信息，并可以進行借出檔案實體的催還，借閱利用信息的統(tǒng)計等操作。

　　4.4 檔案的銷毀

　　根據(jù)國家檔案管理的規(guī)定對非永久保存的到期檔案進行銷毀。

　　4.5 檔案打印

　　檔案打印包括兩個方面：

　　打印檔案中的內(nèi)容;

　　打印檔案封皮，檔案封皮的打印需要實現(xiàn)套打的功能;

　　印檔案盒的封面及內(nèi)部案卷目錄。

　　5 小結(jié)

　　本文詳細討論了現(xiàn)代檔案管理的現(xiàn)狀與存在的弊端，提出了數(shù)字檔案管理是檔案管理的必然結(jié)果，并給出了數(shù)字檔案管理的總體流程圖，并詳細分析了數(shù)字檔案的各項具體操作流程，相信本文能給廣大檔案管理者提借一定的實踐意義。

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