甲公司是一家從事對(duì)外貿(mào)易的企業(yè)．半年前與海外某乙公司達(dá)成買(mǎi)賣(mài)服裝的意向．為方便快捷．雙方一直采用電子郵件商定協(xié)議條款，甲乙雙方就相關(guān)條款達(dá)成一致意見(jiàn)后由甲將簽字蓋章的合同掃描作為附件發(fā)送給乙．乙在收到郵件后將合同打印．也采取簽字蓋章掃描的方式將合同發(fā)送給甲。

　　后來(lái)乙公司因經(jīng)營(yíng)不善．無(wú)法支付貨款。甲此時(shí)需要提供證據(jù)證明合同存在并真實(shí)有效。但甲公司業(yè)務(wù)員陳某一直使用Outlook軟件來(lái)收發(fā)郵件．而對(duì)0udook軟件中的電子郵件辦理保全證據(jù)公證效力較低。實(shí)踐中．公司業(yè)務(wù)人員除了將電子郵件下載到本地導(dǎo)致郵件證據(jù)效力降低之外．還會(huì)出現(xiàn)由于人員流動(dòng)導(dǎo)致的郵件遺失．這樣企業(yè)可能毫無(wú)有利證據(jù)證明當(dāng)時(shí)簽訂合同的相關(guān)情況針對(duì)以上問(wèn)題．上海市徐匯公證處創(chuàng)造性地推出了與電子郵件保全證據(jù)公證服務(wù)相匹配的一套電子郵件數(shù)據(jù)保管服務(wù)：由公證處提供郵箱賬號(hào)，當(dāng)事人在使用公證郵箱時(shí)可以實(shí)時(shí)完整地將郵件數(shù)據(jù)保存固定在公證處的“數(shù)據(jù)保管箱”中以備13后作為證據(jù)使用。

　　一、公證機(jī)構(gòu)是否可以開(kāi)展數(shù)據(jù)保管服務(wù)?

　　電子郵件保管箱與傳統(tǒng)的公證事務(wù)“保管文書(shū)”相類(lèi)似。區(qū)別僅僅在于信息內(nèi)容的載體發(fā)生了變革。文書(shū)的載體是傳統(tǒng)的紙張．而電子郵件保管箱保管的信息是電子數(shù)據(jù)，是存儲(chǔ)在磁盤(pán)上的磁記錄。《公證法》第12條規(guī)定：“根據(jù)自然人、法人或者其他組織的申請(qǐng)。公證機(jī)構(gòu)可以辦理下列事務(wù)：(一)法律、行政法規(guī)規(guī)定由公證機(jī)構(gòu)登記的事務(wù)；(二)提存；(三)保管遺囑、遺產(chǎn)或者其他與公證事項(xiàng)有關(guān)的財(cái)產(chǎn)、物品、文書(shū)；(四)與公證事項(xiàng)有關(guān)的法律事務(wù)文書(shū)；(五)提供公證法律咨詢(xún)。”隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展．許多原先必須在紙質(zhì)文書(shū)上完成的行為都可以很方便的在網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)．這樣保管電子數(shù)據(jù)就成為一種必然。

　　二、電子郵件保管箱的優(yōu)勢(shì)

　　訴訟中的各種證據(jù)魚(yú)龍混雜、真假難辨．是保全證據(jù)公證呈現(xiàn)崛起之勢(shì)的根本原因。經(jīng)過(guò)其公證的證據(jù)效力具有優(yōu)先性．即公證證明一旦作為認(rèn)定事實(shí)證據(jù)就排除了其他證據(jù)的地位，這在《民事訴訟法》、《公證法》及最高法院相關(guān)解釋中有明確規(guī)定。

　　同時(shí)。《上海市高級(jí)人民法院關(guān)于數(shù)據(jù)電文證據(jù)若干問(wèn)題的解答》第6條規(guī)定了電子郵件在法庭上出示的方式．即“舉證一方應(yīng)提供郵件的來(lái)源．包括發(fā)件人、收件人及郵件提供人，上述人員與案件當(dāng)事人的關(guān)系。郵件的生成、接收時(shí)間及郵件內(nèi)容。庭審出示證據(jù)時(shí)。若雙方均無(wú)異議，可直接出示郵件紙質(zhì)件：

　　否則．應(yīng)在計(jì)算機(jī)上當(dāng)庭演示．并下載打印成紙質(zhì)件。若對(duì)電子郵件已作公證的，可不當(dāng)庭演示郵件．而直接將公證文書(shū)作為證據(jù)出示 ”

　　雖然公證證明的證據(jù)具有較強(qiáng)的證據(jù)效力．但司法審判實(shí)踐中有的法院并未采納電子郵件公證證據(jù)。公證證據(jù)未被采納的原因不一而足．但其中一個(gè)重要的原因是郵件公證證據(jù)并未證明郵件內(nèi)容的客觀(guān)真實(shí)性。目前公證實(shí)踐中．電子郵件保全證據(jù)整個(gè)過(guò)程由當(dāng)事人自行完成．公證員僅對(duì)當(dāng)事人的操作過(guò)程及內(nèi)容進(jìn)行證明。《辦理保全證據(jù)公證的指導(dǎo)意見(jiàn)(修訂)》第3條規(guī)定：“保全證據(jù)公證的種類(lèi)：(一)對(duì)書(shū)證的保全；(二)對(duì)物證的保全；(三)對(duì)視聽(tīng)資料的保全：(四)對(duì)證人證言、當(dāng)事人陳述的保全；(五)對(duì)行為過(guò)程和事實(shí)的保全 ”這種電子郵件保全證據(jù)公證的種類(lèi)屬于以上規(guī)定第五項(xiàng)．公證的對(duì)象是申請(qǐng)人操作電腦的行為．保存到磁盤(pán)、打印出來(lái)的郵件頁(yè)面只不過(guò)是行為的結(jié)果．公證僅僅證明操作行為過(guò)程 這樣的公證明顯不符合當(dāng)事人申請(qǐng)公證時(shí)對(duì)電子郵件本身存在的事實(shí)及郵件內(nèi)容真實(shí)性予以證明的初衷 申請(qǐng)人要求公證證明的對(duì)象是技術(shù)性很強(qiáng)的、客觀(guān)的、物理上的物—— 電子郵件，而實(shí)踐中公證證明的僅僅局限于當(dāng)事人操作計(jì)算機(jī)訪(fǎng)問(wèn)、打印電子郵件的行為過(guò)程。

　　針對(duì)上述矛盾．當(dāng)事人可以對(duì)電子郵件進(jìn)行事前公證或稱(chēng)預(yù)防性公證 當(dāng)事人如果能夠在糾紛產(chǎn)生之前及時(shí)主動(dòng)地針對(duì)電子郵件發(fā)送的內(nèi)容、時(shí)間等進(jìn)行公證．則可使公證人員能夠客觀(guān)有效地對(duì)電子郵件的真實(shí)性進(jìn)行鑒別和認(rèn)證．進(jìn)而可以極大地避免事后當(dāng)事人對(duì)電子郵件真實(shí)性的質(zhì)疑．有效快捷地解決糾紛上海徐匯公證處創(chuàng)新推出的電子郵件保管箱無(wú)疑是解決上述矛盾的一把利器 當(dāng)事人申請(qǐng)使用由公證處提供的郵箱．在使用郵箱收發(fā)郵件時(shí)，電子郵件數(shù)據(jù)將會(huì)實(shí)時(shí)地、完整地保存固定在公證處的“數(shù)據(jù)保管箱”中．以備當(dāng)事人日后作為證據(jù)使用。針對(duì)使用公證郵箱的當(dāng)事人．公證人員就能對(duì)郵件的原始客觀(guān)性進(jìn)行甄別．從而出具證明對(duì)象為電子郵件本身存在及內(nèi)容真實(shí)性的公證文書(shū)．此時(shí)的電子郵件公證證據(jù)才真正稱(chēng)得上是過(guò)得硬、效力高的證據(jù)。