摘 要：隨著時代發(fā)展和科技不斷進步，檔案也從紙質(zhì)文件變成了電子檔案。目前聲像檔案的運用已經(jīng)接近普遍，但是在管理檔案的過程中還會發(fā)現(xiàn)一些不足。本文針對云時代下的聲像檔案管理現(xiàn)狀進行探討，提出檔案管理中存在的不足，并設(shè)立有效的策略。

　　關(guān)鍵詞：云時代;聲像檔案;檔案管理;策略

　　在科技飛速發(fā)展的環(huán)境中，辦公條件也更上一層樓，機關(guān)和各個單位在組織活動中，會產(chǎn)生大量的聲像檔案。為了使這些檔案能夠更好地被保護和利用，行政和檔案管理部門要切實做到對檔案資料的保護。但是目前仍然存在歸檔不完整、檔案管理混亂和檔案管理條件、設(shè)備差等問題，影響了檔案的使用效果，聲像檔案管理也比檔案工作的整體水平低。基于此，進行聲像檔案管理工作勢在必行。

　　1 聲像檔案管理簡述

　　1.1 聲像檔案概念分析

　　聲像檔案是指個人、社會組織、國家機構(gòu)等在各種活動(軍事、政治、文化、科學、技術(shù)、宗教等)中形成的對國家和社會有價值的影像、聲像等檔案[1]。聲像檔案具有多種形式，包括照片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等，并輔助文字將記錄加以說明，是全宗檔案的組成部分之一。

　　1.2 聲像檔案的特性

　　聲像檔案具有直觀性和形象性。它是記錄社會中人們活動的聲音和圖像，反應(yīng)事物的直觀形象，以給人強烈的真實感，這是紙質(zhì)檔案不能代替的。聲像檔案進一步顯示了檔案的原始記錄性。由于聲像檔案難以區(qū)分原件和復印件，所以在收集和保管時，有較大的困難，這就為檔案工作帶來了難度。由于聲像檔案的材料由光感材料和磁性材料構(gòu)成，所以，其保管方式與紙質(zhì)檔案有很大的區(qū)別。聲像檔案的管理好壞與檔案壽命的長短有密不可分的關(guān)系。所以，對聲像檔案科學保護和管理工作要加強，才能增加檔案的耐久性。另外聲像檔案與紙質(zhì)檔案有密切聯(lián)系，他們可以相互補充、相互印證。例如，召開重要會議和活動時，會產(chǎn)生文字記錄、圖紙，同時也產(chǎn)生照片、錄影帶等。所以在保存聲像檔案和紙質(zhì)檔案時，要科學的對其進行整理，保持他們之間的聯(lián)系。

　　2 聲像檔案管理的現(xiàn)狀分析——云時代背景下

　　2.1 人員及聲像設(shè)備存在一定不足

　　隨著相關(guān)技術(shù)的不斷發(fā)展，各種各樣的聲像設(shè)備逐漸出現(xiàn)，為聲像檔案工作帶來了一定挑戰(zhàn)。很多機關(guān)、企事業(yè)單位配備了多種的硬件設(shè)備，但是，在軟件的使用上比較匱乏。很多單位在聲像設(shè)備管理的制度方面不健全，有些單位在使用相關(guān)硬件設(shè)備時沒有按照規(guī)定的要求，導致很多設(shè)備空缺，無人會操作，硬件設(shè)備的作用不能有效的發(fā)揮出來。還有的單位將設(shè)備閑置，無法充分利用。這會造成在一些重要活動時，不能及時的錄制，檔案不能完整保存，給后續(xù)聲像檔案的產(chǎn)生和留檔埋下了隱患。

　　攝錄人員對聲像檔案的產(chǎn)生、質(zhì)量和數(shù)量都有決定的作用。很多機關(guān)、企事業(yè)單位的攝錄人員隊伍強大且文化程度較高。但是，不乏有兼職人員，且有些人員從事該專業(yè)年齡較少或沒有經(jīng)過專業(yè)培訓。專業(yè)工齡短，專業(yè)知識技能較低。這就造成聲像檔案管理不規(guī)范。在產(chǎn)生檔案和歸檔時，不能科學地將聲像檔案完整記錄和保存。

　　2.2 檔案管理相對較為混亂

　　首先，相關(guān)聲像檔案管理制度還不夠完善。由于聲像檔案管理制度不夠完善，導致聲像檔案統(tǒng)一管理十分困難，很大程度上制造了檔案管理混亂現(xiàn)象，為聲像檔案管理質(zhì)量提升造成不利影響。加之，一部分單位在聲像檔案管理上缺乏嚴格的規(guī)則，使得聲像檔案管理隨意性比較強，進一步增加了聲像檔案統(tǒng)一管理的難度。且，一部分單位缺乏相應(yīng)聲像檔案統(tǒng)一管理機制，使得現(xiàn)實中聲像檔案管理很難統(tǒng)一推進。

　　其次，對于聲像檔案的保護力度還不夠高。聲像檔案與一般檔案相比有很大特殊性，對保護要求較高，一部分管理人員歸檔不夠及時，使得聲像檔案堆積、滯后甚至丟失等情況時有發(fā)生，影響了聲像檔案管理質(zhì)量提升。例如，在進行照片歸檔時，需將照片和底片存放在一起。影像則需要輔助文字說明，如果不能及時完成歸檔，日后的檔案整理工作也相當困難。但是據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有少數(shù)單位仍然沒有按照要求歸檔照片，很多資料(照片和底片)已經(jīng)丟失或損毀，文字說明更是模糊。很珍貴的資料，由于沒有及時歸檔失去了本身的價值。另外有些單位由于是私人錄制，所以珍貴的聲像檔案保存在錄制者家中。但是在檔案部門前去提取資料時，錄制者不愿交出檔案的情況時有發(fā)生，這種情況出現(xiàn)與相關(guān)人員檔案保護意識相對薄弱有很大關(guān)系。

　　再次，各企業(yè)單位管理狀況不均，聲像檔案管理水平參差不齊。有很多企業(yè)、事業(yè)單位沒有進行較好的保存工作，聲像檔案保管的效果并不是很好。聲像檔案其載體主要為磁帶、光盤等，其在保管上對環(huán)境的要求有別于紙質(zhì)檔案，其需要恒溫、恒濕、防磁等環(huán)境，如果環(huán)境條件無法滿足就會使一些檔案照片顏色變黃、褪色，底片黏連，這對聲像檔案的保存和利用非常不利，甚至會使聲像檔案損毀流失。

　　最后，活動聲像檔案流失較為嚴重、聲像檔案館藏檔案匱乏也是當前聲像檔案管理普遍存在現(xiàn)象之一。很多單位保存檔案、照片在個人或科室內(nèi)部，沒有集中統(tǒng)一管理，所以聲像檔案不齊全，沒有檔案來源。外加征集措施不得力，一定程度上增加了館藏不足的問題。再者，通常重要會議或重大活動相應(yīng)的錄像、攝像工作人員眾多，很多資料都可以通過報紙或圖書查詢到，但是檔案館卻找不到原始檔案。這是由于一個盡管是同一單位參與統(tǒng)一活動，但是沒有相對統(tǒng)一的檔案管理機制，加之部門人員流動性強，每一個工作人員各自只負責自己區(qū)域的工作，檔案材料沒有協(xié)調(diào)統(tǒng)一，在活動結(jié)束后檔案材料流失在所難免;二是檔案管理沒有從始至終的貫穿到整個活動中，使檔案材料流失;三是管理人沒有形成有效的管理。資料用過后，下落不明造成檔案的流失。

　　3 檔案(聲像)管理策略——云時代背景下

　　3.1 加強宣傳，提高聲像檔案管理意識

　　檔案管理工作涉及部門較多，其不單單是檔案管理主管部門的事情，更與立檔單位和社會相連，各級領(lǐng)導應(yīng)更加關(guān)注檔案管理工作，使檔案管理工作可以順利實施。從筆者這些年的檔案管理經(jīng)驗來看，首先，管理部門和新聞單位應(yīng)具備正向態(tài)度，加強宣傳力度，使得聲像檔案管理可以引起社會廣泛關(guān)注，增強相關(guān)工作人員與人民群眾的意識，為聲像檔案管理工作營造一個積極良好的外在環(huán)境。其次，相關(guān)檔案管理部門與立檔單位要把握住機遇，積極為檔案管理工作服務(wù)。相關(guān)部門需要結(jié)合聲像檔案管理工作實際情況，充分加強宣傳，促進民眾意識提升。

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