摘要：近年來，我國開始大力推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，要求各行業(yè)在完善內(nèi)部管理制度的過程中要加強(qiáng)對檔案管理信息化建設(shè)的重視，提高檔案管理工作的流程，深入挖掘檔案的潛在價值，提高檔案管理質(zhì)量。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，計算機(jī)管理模式已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，涉及到管理的各個方面。隨著電子信息管理模式本身更加方便有效，它逐漸取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理形式。在這種情況下，如何推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，就成為做好工程檔案管理工作的關(guān)鍵。

　　關(guān)鍵詞：檔案信息化;檔案管理;措施

　　引言

　　相關(guān)部門應(yīng)該緊跟時代發(fā)展的腳步，深入分析現(xiàn)階段工程檔案管理工作的現(xiàn)狀，探索工程檔案信息化管理體系建設(shè)的必要性，明確信息化工程檔案管理模式應(yīng)用過程中存在的問題，并以此為基礎(chǔ)制定科學(xué)合理的發(fā)展策略，推動工程檔案管理向規(guī)范化、科學(xué)化、高效化方向的不斷發(fā)展，才能發(fā)揮出其在行業(yè)發(fā)展過程中的重要作用。

　　1 檔案信息化建設(shè)的重要意義

　　檔案信息化建設(shè)的主要目的在于提高檔案管理效率，優(yōu)化檔案管理流程，為檔案的使用者形成更多的價值。傳統(tǒng)的檔案管理模式，主要是以紙質(zhì)檔案的記錄與儲存為根本，缺乏對檔案價值的挖掘，多數(shù)時候僅僅會對檔案資料加以查閱，并不會產(chǎn)生任何應(yīng)用。隨著檔案管理信息化建設(shè)步伐的加快，越來越多的單位開始加強(qiáng)了對信息化技術(shù)的應(yīng)用，將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理的方方面面，使得檔案管理逐步呈現(xiàn)電子化的發(fā)展趨勢，這完全替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)儲存形式，也改變了人為管理模式。在大信息化建設(shè)的持續(xù)推動下，所有檔案都能夠通過電子化轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息，不同部門可以直接進(jìn)行查閱，并且也能夠及時上傳相關(guān)檔案資料，便于相互借鑒參考，共享檔案資源。

　　2檔案信息化建設(shè)與檔案管理中存在的問題

　　2.1檔案管理的數(shù)據(jù)組織結(jié)構(gòu)存在的問題

　　針對不同的檔案信息來說，來源以及存檔的格式都存在一些差異，這種情況造成了檔案部門接收的檔案數(shù)據(jù)的組織結(jié)構(gòu)存在很大的差異，所以對檔案信息的統(tǒng)一管理會產(chǎn)生很大的影響。這些組織結(jié)構(gòu)方面的差異問題主要是信息特殊性質(zhì)和傳輸?shù)姆绞剑约靶畔?nèi)部結(jié)構(gòu)等因素造成的，對檔案資料也極其容易造成缺失，進(jìn)而對檔案管理增加了更多的復(fù)雜性，同時對檔案管理的科學(xué)性也會產(chǎn)生很大的不良影響。因此對檔案管理工作的發(fā)展也會帶來嚴(yán)重的影響，檔案信息化的建設(shè)也無法凸現(xiàn)出理想的效果。

　　2.2檔案的內(nèi)容缺乏真實(shí)性

　　假如檔案中記錄的內(nèi)容不全面或者真實(shí)性不足的話，那么檔案管理工作也就失去了其原本的意義。雖然檔案中記錄的相關(guān)信息都是與自身發(fā)展密切相關(guān)的信息。但是，由于的檔案數(shù)據(jù)在搜集、整理的過程中，采取的都是自下而上的傳遞方法，由最底層一級級的上傳至的檔案管理部門，而在信息傳遞的過程中，很多工作人員為了節(jié)省信息傳遞的時間，就會出現(xiàn)信息記錄內(nèi)容失真或者內(nèi)容準(zhǔn)確性不足的現(xiàn)象，而導(dǎo)致檔案管理工作無法發(fā)揮出其應(yīng)用的管理價值和作用。

　　2.3缺乏信息化檔案管理技術(shù)

　　檔案信息化的不斷滲透以及推廣之中，在當(dāng)前已然成為了一項趨勢以及主流，但是，仍舊有很多對于檔案信息化沒有重視的情況，同時檔案信息化技術(shù)也就應(yīng)用不是很到位，而采用傳統(tǒng)的人工檔案管理方式，正是因為檔案管理工作缺乏了信息化技術(shù)的支持，所以不僅增加了檔案數(shù)據(jù)信息遺漏現(xiàn)象發(fā)生的幾率，浪費(fèi)了檔案記錄的時間，而且不利于檔案數(shù)據(jù)信息的保存，嚴(yán)重影響了檔案管理工作效率與質(zhì)量的提升。

　　2.4資金匱乏，信息化設(shè)備配置不合理

　　從目前我國的檔案體系信息化建設(shè)進(jìn)程來看，在檔案信息化管理體系的建設(shè)過程中還存在諸多限制性的問題，既有源于在管理組織內(nèi)部結(jié)構(gòu)的體制問題，也有源于現(xiàn)實(shí)條件的問題。其中最主要的就是當(dāng)前檔案管理機(jī)構(gòu)資金匱乏，設(shè)備配置不合理，無法形成集中性的資源管理體系來加快自身的信息化建設(shè)速度。檔案管理部門作為社會文化服務(wù)體系的重要組織結(jié)構(gòu)，以政府為主體的財政撥款，是其維持正常運(yùn)營的主要資金來源。而目前我國政府形態(tài)主要集中于經(jīng)濟(jì)建設(shè)方面，相應(yīng)文化職能部門對于社會檔案體系的建設(shè)重視不夠，沒有制定合理的財政預(yù)算用于支撐檔案管理部門的信息化建設(shè)，導(dǎo)致目前檔案管理部門的財政資金來源的途徑及數(shù)量極其有限。檔案信息化工作是在數(shù)字環(huán)境中實(shí)現(xiàn)資源數(shù)據(jù)對接、信息管理、資源共享的一整套信息服務(wù)流程，相應(yīng)的信息化設(shè)備諸如計算機(jī)、移動終端、服務(wù)器都必不可少，但這些設(shè)備相當(dāng)昂貴，檔案管理機(jī)構(gòu)的資金又嚴(yán)重不足，很難采購齊全相應(yīng)的信息化設(shè)備來建立自身的信息化管理體系。

　　3公司檔案信息化管理的措施

　　3.1增強(qiáng)現(xiàn)代化意識

　　現(xiàn)代化檔案管理觀念是檔案管理的靈魂。如果檔案人員缺乏現(xiàn)代化檔案管理理念，就無法開展檔案現(xiàn)代化管理。在工作中，檔案管理意識特別重要，作為檔案管理人員，一旦缺乏了檔案管理現(xiàn)代化頭腦，即使具備現(xiàn)代化管理設(shè)施，也不能有效管理。因此，公司領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理工作，并在檔案管理工作中發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)作用，尤其要更新檔案管理者的思想方法，改變落后模式，主動為信息化建設(shè)貢獻(xiàn)力量。同時，公司檔案管理員要積極調(diào)動單位職工的積極性，讓他們參與到信息化管理建設(shè)中來。

　　3.2提高單位管理者對檔案管理工作的認(rèn)識。

　　在一個系統(tǒng)的工作環(huán)境中，任何工作的順利進(jìn)行都不能少了領(lǐng)導(dǎo)的支持和引導(dǎo)，想要形成檔案信息化建設(shè)和管理的規(guī)范程序，首先要讓高層領(lǐng)導(dǎo)端正對檔案管理和建設(shè)的態(tài)度，重視各種資料的存檔處理。必要情況下單位還可以形成一個獨(dú)立于專業(yè)工作之外的檔案管理部門，選擇合適的人員進(jìn)行檔案的信息化建設(shè)和管理，根據(jù)信息技術(shù)在其中應(yīng)用的復(fù)雜性和廣泛性建立起獨(dú)立的檔案管理部門，實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)的檔案管理。單位管理者首先要明確為什么傳統(tǒng)的檔案管理方式在今天不再使用，其次要明白怎樣做才能有效防止傳統(tǒng)檔案管理中的弊端出現(xiàn)，最后就是單位管理層要向工作人員傳達(dá)本單位的發(fā)展意識和發(fā)展特點(diǎn)，只有這樣才能在綜合單位特點(diǎn)的前提下進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。

　　3.3加強(qiáng)對檔案信息化建設(shè)的重視

　　有關(guān)單位若想開展有效的檔案管理信息化建設(shè)工作，就需要轉(zhuǎn)變自身的傳統(tǒng)思想，并對檔案信息化建設(shè)在檔案管理工作中的重要作用予以全面的認(rèn)識，使其明確信息化建設(shè)的實(shí)際效用，以此更新檔案管理者自身的傳統(tǒng)檔案管理思想觀念，樹立先進(jìn)的檔案管理思想，促使相關(guān)單位及其內(nèi)部的檔案管理者能夠提高對檔案信息化建設(shè)的重視程度。另外，相關(guān)單位還需要對傳統(tǒng)的檔案管理工作制度進(jìn)行合理完善，針對信息化的檔案管理工作制定出更加合理的檔案管理制度，使其能夠?qū)π畔⒒臋n案管理工作予以科學(xué)指導(dǎo)，借此提高信息化檔案管理工作的規(guī)范性與有序性，同時也能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案信息化建設(shè)的有效推動。

　　結(jié)束語

　　檔案管理界的各派觀點(diǎn)值得每個檔案管理工作者認(rèn)真思考，充分認(rèn)識檔案管理信息化的價值與面對的問題。筆者經(jīng)過思考認(rèn)為檔案管理施行信息化有諸多優(yōu)勢和意義。在工作實(shí)踐中，需要檔案管理從業(yè)者根據(jù)不同情況，趨利避害、因勢利導(dǎo)開展信息化工作，避免一些因信息化帶來的問題，同時積極放大信息化的優(yōu)勢和能量，探索出適合自身需要的檔案管理信息化創(chuàng)新工作方法。

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