摘要：作為一種特定的文體，人們在貿(mào)易、商務(wù)往來這種特殊的語言環(huán)境中使用商務(wù)英語信函，并且在長期的商務(wù)交流過程中自然地形成了約定俗成的編寫規(guī)范。同時，擬定商務(wù)英語信函的最終目的是推動商貿(mào)順利運(yùn)作并且實(shí)現(xiàn)盈利。而要真正實(shí)現(xiàn)這一目的，就需要既講究工作效率，又要注意社交禮儀的合理運(yùn)用。

　　關(guān)鍵詞：商務(wù)英語,英語編寫,英語教學(xué)

　　在商務(wù)英語語言環(huán)境中，通過商務(wù)信函進(jìn)行協(xié)商溝通的雙方多數(shù)情況下是貿(mào)易伙伴，具有平等的地位。因此，在商務(wù)英語信函中常常使用陳述句來表達(dá)己方的訴求，如此會保證信函具有委婉的語氣，進(jìn)而把己方良好的形象樹立起來，更重要的是，這種委婉的語氣常常能夠促進(jìn)貿(mào)易伙伴采取一定的行動。與此相反，祈使句的語氣一般都是命令性的，容易使對方感到過于直接、盛氣凌人，因而覺得不是很舒服，所以通常商務(wù)英語信函很少使用祈使句，但是如果能夠在祈使句中加入禮貌用詞“please”，則原本命令的語氣就變?yōu)榱苏埱笳Z氣，從而與陳述句相比語氣上更加禮貌。

　　為了表現(xiàn)出友好禮貌的語氣，商務(wù)英語信函中不宜過多地使用否定。因?yàn)槿绻苯邮褂梅穸ň洌赋鰧Ψ讲荒鼙M如人意之處，或己方無法做到的事情就會給人留下冒昧不敬的印象，有悖于禮貌原則，所以應(yīng)盡量使用肯定句而非否定句，從而使語氣委婉客氣。

　　商務(wù)英語信函是一種正式的文體，主要使用書面語進(jìn)行草擬，因此多半都是較長的句式，也就是說以復(fù)雜句居多。之所以是如此的句式結(jié)構(gòu)，是因?yàn)榭梢暂^為完整地呈現(xiàn)進(jìn)行外貿(mào)業(yè)務(wù)活動的各種條件、各種方式或者是預(yù)期的結(jié)果，從而確保業(yè)務(wù)往來或者簽訂的協(xié)議不會有任何的漏洞存在，以此為基礎(chǔ)，在今后的貿(mào)易往來中就可以減少甚至避免雙方產(chǎn)生貿(mào)易爭端，進(jìn)而使雙方的利益都可以得到很好的維護(hù)。例如:TheCreditcouldcover85%ofthelocalexpensesiftheyaremadeundertheresponsibilityoftheBritishContractorandwithinthelimitofthedownpaymentspaidontheContract，i.e.，15%asamaximum.(此項(xiàng)貸款可以用來支付85%的當(dāng)?shù)刭M(fèi)用。但是此項(xiàng)費(fèi)用英國承包商必須負(fù)責(zé)直接支付，并且必須在合同預(yù)付款的幅度之內(nèi)，即最高不得超過15%的合同金額)

　　商務(wù)英語信函是公函的一種，因此其必然要帶有公對公的性質(zhì)，屬于極為正式的一種文體，因此在長期的編寫中自然地會保留下來一些較為固定的表達(dá)方式，一些特定的語句被固化下來，成為國際商務(wù)界認(rèn)可的套語。例如:DearSirs:Thankyouforyourinterestinourfireworks.(敬啟者:承蒙貴方對我們的煙花感興趣，十分感謝)。

　　商務(wù)信函是利用書面形式進(jìn)行貿(mào)易交往的一種手段，因此這一文體十分注重體現(xiàn)委婉、禮貌和客氣的語氣。在草擬商務(wù)英語信函時，如果用陳述語氣提出己方的要求或者建議，則會體現(xiàn)得過分的肯定，甚至令對方覺得過于自以為是，而這時如果使用虛擬語氣，就能夠使信函的語氣顯得很委婉客氣，這時虛擬語氣的句子的謂語多數(shù)都是should，could，would，might等情態(tài)動詞加上動詞原形。也就是說，如果己方需要向?qū)Ψ骄蜕虅?wù)問題提出某種要求，較為妥當(dāng)?shù)谋磉_(dá)形式就是使用虛擬語氣。

　　所謂的商務(wù)英語，是指商務(wù)專業(yè)人士在商務(wù)活動中使用的具有專門用途的英語。鑒于其在商務(wù)活動中使用，因此它自然就會具有特定的交際環(huán)境、對象和主題，而且這些也必然會影響到使用商務(wù)英語的范圍、風(fēng)格與方式，而這在編寫商務(wù)信函方面則反映出其具有與眾不同的語言環(huán)境。第一，商務(wù)是商務(wù)英語信函話語的范圍，關(guān)系到商務(wù)活動的各個場所和環(huán)節(jié)。商務(wù)活動涉及法律、保險、運(yùn)輸、金融等相關(guān)領(lǐng)域，可以說涉及面非常廣泛，而且在各個環(huán)節(jié)的商務(wù)活動中，需要始終伴隨著信函、電子郵件、備忘錄傳真等書面的商務(wù)英語交流形式。第二，在商務(wù)活動中，人們都信奉“時間就是金錢”的理念，明白與人為善的有益之處，因此常常是珍惜時間就如同珍惜金錢，而且十分注意社交禮儀在貿(mào)易往來中的應(yīng)用。上述心態(tài)、意識與行為準(zhǔn)則決定了商務(wù)英語信函具有獨(dú)特的文體特征，即客氣委婉、樸素簡潔，也直接決定了商務(wù)英語信函的語式(話語方式)。

　　盡管人們的生活工作節(jié)奏不斷加快，與之相適應(yīng)的商務(wù)信函也呈現(xiàn)出非正式化與口語化的發(fā)展趨勢。但是商務(wù)信函畢竟不是個人的私事和私下的活動，有關(guān)的商務(wù)活動是有組織的、有明確公關(guān)和經(jīng)濟(jì)目的的活動，而且是商務(wù)組織之間涉及公眾利益的活動。因此，商務(wù)英文信函常常使用書面正式詞匯，或者正式詞匯與非正式詞匯并用，但是較多情況下都是使用正式和中性詞匯，從而體現(xiàn)出商務(wù)英語信函的正式規(guī)范、公事公辦的特殊性質(zhì)。例如:WearepleasedtoadviceyouthatyourorderNo.105hasbeendis-patchedinaccordancewithyourinstruction.(我高興地通知你們:遵照你方指示，第105號訂單貨物已運(yùn)出。)文中，以書面語advice代替口語tell。

　　在各個商務(wù)合作環(huán)節(jié)的商務(wù)信函中，涉及到合同、協(xié)議、單據(jù)等，因此有必要使用準(zhǔn)確的詞匯，從而體現(xiàn)出專業(yè)性。鑒于此，商務(wù)英語信函中更多地使用行業(yè)、專業(yè)術(shù)語，以及專業(yè)縮略詞語。例如:trimmingcharges(平倉費(fèi))、pre-mium(保險費(fèi))、bid(遞盤)、irrevocableletterofcredit(不可撤銷信用證)、CIF(到岸價格)、C.B.D.(付現(xiàn)提貨)等等。在商務(wù)活動各個環(huán)節(jié)使用的信函中，都較為頻繁地出現(xiàn)上述詞匯或縮略語。

　　進(jìn)行信息傳遞和業(yè)務(wù)洽談，促進(jìn)交易達(dá)成是商務(wù)英語信函具有的主要功能。因此商務(wù)英語信函要求其使用的語言必須平易、樸實(shí)、易懂。這是因?yàn)楝F(xiàn)代國際商場存在著激烈的競爭，有著日益加快的工作節(jié)奏，人們往往追求的是高效率，所以商務(wù)工作人員根本就沒有時間去斟酌如何遣詞造句，于是在編寫商務(wù)英語信函時，更多的是使用樸素簡單的常用詞，通常不能使用華麗的詞藻，絕對避免使用深奧、抽象、冷僻、花哨的詞匯，而且盡量少使用或者不使用修飾語或修辭手法，其目的是直接進(jìn)入主題，避免致使中心轉(zhuǎn)移，從而便于交易雙方都可以很容易地接受和理解。例如:Accordingly，wewillexpectthefullpaymentof$5，403plus6.5%interestdueonJuly1，2000.Welookfor-wardtodoingbusinesswithSmithAdvertisinginthefuture.同時要注意，盡管感嘆句具有渲染氣氛的作用，能夠增強(qiáng)語言的表達(dá)效果和語言氣勢，但是商務(wù)英語信函講究嚴(yán)謹(jǐn)、客觀，所以商務(wù)英語信函中極少使用感嘆句。

　　因?yàn)樯虅?wù)英語信函與業(yè)務(wù)的得失成敗直接相關(guān)，所以商務(wù)信函中頻繁地使用禮貌用語，體現(xiàn)出措辭的客氣，這不但反映出草擬人的素質(zhì)，而且還有助于企業(yè)樹立良好的外部形象，進(jìn)而營造出友好的業(yè)務(wù)合作氛圍，建立融洽的業(yè)務(wù)溝通。在英文信函中非常突出地表現(xiàn)出用詞禮貌客氣的特點(diǎn)。當(dāng)收到對方的商務(wù)信函后，無論是接受與否，都一定要做到使用禮貌語言對此表示感謝;在傳遞使人高興的信息時，要體現(xiàn)客氣的措辭;當(dāng)需要傳遞的信息可能會使對方不滿意，或者表達(dá)對對方不滿意時，更需要委婉客氣地進(jìn)行措辭;如果是向?qū)Ψ教岢鲆蠡蛘呦Ｍ麑Ψ阶鍪裁矗矐?yīng)該要客氣禮貌。